I. Гармонійна атмосфера є необхідною умовою ефективної комунікації. Чи були ви коли-небудь свідками суперечки, яка привела до позитивного результату? Коли людина перебуває під впливом емоцій, діє імпульсивно і абсолютно ірраціонально, вона не може вирішити проблеми. Під час спілкування з іншими в незнайомих умовах у нас спрацьовує природний захисний механізм. Серця залишаються закритими, слова підбираються обережно, а розум намагається впоратися з такою напруженою атмосферою. Як же тоді створити гармонійну атмосферу?Поділіться легким жартом, обміняйтеся компліментами про квіти, місячне світло та сніг. А ще краще — знайдіть спільну тему для обговорення. Серед сміху виникає гармонія. Коли виникає емоційний конфлікт, зробіть паузу і заплануйте подальше обговорення. Зрештою, шестисторонні переговори тривали роками з перервами.
II. Методи спілкування не повинні бути жорсткими.
Кожна людина має власні звички, стиль або уподобання в спілкуванні. Тому, скільки підходів ви використовуєте, спілкуючись з людиною, з якою «неможливо спілкуватися»? Очікувати, що всі в світі розуміють вашу мову, нереально. Наприклад, у багатонаціональних корпораціях для спілкування часто потрібна англійська мова. Якщо ви використовуєте самостійно вигадані фрази, які інші не можуть зрозуміти, ви повинні адаптувати свою мову, інакше вони ніколи не зрозуміють вас.Нагадування: змініть свій фокус на внутрішній і змініть свій підхід до спілкування. Експериментуйте з різними методами. Ми можемо змінити себе, але не можемо змінити інших, якщо вони самі не вирішать змінитися. По-третє, дайте іншим трохи простору. Спілкування — це не тільки розмова, це також вміння слухати іншу людину. Оскільки цінності у всіх різні, конфлікти думок неминучі.Намагайтеся зрозуміти їхню думку, врахуйте їхню точку зору — можливо, вони мають рацію. Уникайте необґрунтованих вимог, придушення або використання влади, оскільки це породжує поверхневу поступливість без справжнього прийняття. Такі підходи лише сприяють неприємностям, залишаючи всі сторони повністю зневіреними після спілкування. По-четверте, цінність спілкування полягає у відповіді іншої людини. «Їхній рівень занадто низький; вони просто не можуть зрозуміти, що я кажу».Насправді, саме ваша власна недосконалість заважає вам висловитись так, щоб вони могли вас зрозуміти. Мета спілкування — досягти консенсусу і взаєморозуміння. Отже, якість вашого висловлювання вимірюється виключно розумінням іншої людини. Я кохаю тебе, справді кохаю, але вони можуть сказати, що нічого не відчувають, або наполягати, що ти їх зовсім не кохаєш. Спілкування, як і романтичні стосунки, не вирішується лише тому, що ви вважаєте, що висловилися чітко.Комунікація не залежить від того, наскільки ви красномовно говорите, ані від того, наскільки логічними чи правильними є ваші аргументи. У комунікації немає правильного чи неправильного — є лише те, чи досягає вона своєї мети. А визначальним фактором ефективності є реакція іншої людини: наскільки вона вас зрозуміла.
V. Уникайте припущень.
Не проектуйте свої думки на інших, вважаючи себе розумним, вірячи, що знаєте, про що вони думають, або припускаючи, що вони відреагують так чи інакше.
«Я вже все йому сказав — як він може так поводитися? Я просто не розумію». Звичайно, ви не розумієте, бо припустили, що він вас зрозумів. Хто вам сказав, що він вас зрозумів? Як ви можете судити, чи хтось вас зрозумів? Просто: за його реакцією. Наскільки він вас зрозумів?
VI. Не робіть припущень.
Не проектуйте свої думки на інших, вважаючи себе розумним, вірячи, що знаєте, про що вони думають, або припускаючи, що вони відреагують так чи інакше.
«Я все докладно пояснив, як вони могли так відреагувати? Я просто не розумію». Звичайно, ви не розумієте, бо припустили, що вони зрозуміли. Хто вам сказав, що вони все зрозуміли? Як визначити, чи хтось зрозумів? Просто: попросіть їх повторити. Ніколи не питайте: «Ви зрозуміли?» Стандартна відповідь більшості людей: «Так». І ніколи не питайте: «У вас є питання?» Стандартна відповідь більшості людей: «Ні».«Немає сенсу йому говорити, він ніколи не погодиться це зробити». На якій підставі ви приймаєте таке рішення за нього? Ви навіть не запитали його — як ви можете бути впевнені, що він не погодиться? Тому не робіть припущень, не гадайте наосліп. Якщо у вас є сумніви, перевірте їх у самої людини. Кожен, хто дивиться достатньо телевізійних серіалів, помітить, що зображувані міжособистісні стосунки, особливо між чоловіками та жінками, часто призводять до таких сценаріїв, як «той, кого я кохаю, одружився з кимось іншим» — і все це через проблеми, спричинені припущеннями.
«Босе, керівник виробництва не співпрацює з моєю роботою. Коли я намагаюся обговорити це, він просто не слухає». Якби ви були босом, як би ви відреагували? Я знаю багатьох менеджерів або босів, які, почувши таку інформацію, викликали б керівника виробництва і або непрямо розпитували б його, або прямо конфронтували б з ним, щоб з'ясувати «правду» про цю справу. Потім вони б дали вказівки або запропонували рішення. Чи є це ефективним? Зовсім ні! Це не тільки неефективно, але й може мати серйозні наслідки.Чому так багато керівників постійно відчувають виснаження? Вони самі на це нарвалися!
Тому що коли порушується комунікація або виникають конфлікти, сторони, що беруть участь, неминуче звертаються до керівника, який потім застрягає в посередництві. Рішення насправді досить просте: просто зібрати обидві сторони разом. Заохотити їх ефективно спілкуватися про «невирішену роботу», поки вони не дійдуть згоди і не сформулюють рішення. Керівник повинен лише сидіти поруч під час обговорення, надаючи поради або втручаючись, коли це необхідно.