I. Uyumlu bir atmosfer, etkili iletişimin ön koşuludur.
Hiç olumlu sonuçlanan bir tartışmaya şahit oldunuz mu? Duyguların etkisindeyken, dürtüsel ve tamamen irrasyonel davranarak sorunları çözmek mümkün değildir. Tanımadığımız ortamlarda başkalarıyla iletişim kurarken, doğal savunma mekanizmalarımız devreye girer. Kalplerimiz kapalı kalır, kelimelerimizi dikkatle seçeriz ve zihnimiz bu gergin atmosferde zorlanır. Peki, uyumlu bir atmosfer nasıl yaratılır?Hafif bir şaka yapın veya çiçekler, ay ışığı ve kar hakkında hoş sohbetler yapın. Daha da iyisi, tartışmak için ortak bir ilgi alanı bulun. Kahkahalar arasında uyum ortaya çıkar. Duygusal bir çatışma ortaya çıktığında, ara verin ve takip tartışması için bir zaman belirleyin. Sonuçta, Altı Taraflı Görüşmeler birkaç yıl boyunca aralıklı müzakerelerle ilerlemiştir.
II. İletişim yöntemleri katı olmamalıdır.
Herkesin kendine özgü iletişim alışkanlıkları, stilleri veya tercihleri vardır. Bu nedenle, "iletişim kurması imkansız" bir kişiyle iletişim kurmak için kaç farklı yaklaşım kullanıyorsunuz? Dünyadaki herkesin sizin dilinizi anlamasını beklemek gerçekçi değildir. Örneğin, çok uluslu şirketlerde iletişim genellikle İngilizce gerektirir. Başkalarının anlayamayacağı, kendi icat ettiğiniz ifadeler kullanıyorsanız, ifadenizi uyarlamanız gerekir; aksi takdirde, onlar sizi asla anlamayacaktır.Bir hatırlatma: odak noktanızı içe doğru kaydırın ve kendi iletişim yaklaşımınızı değiştirin. Farklı yöntemleri deneyin. Kendimizi değiştirebiliriz, ancak başkalarını değiştiremeyiz — tabii onlar kendilerini değiştirmeyi seçmedikçe. Üçüncüsü, başkalarına biraz alan tanıyın. İletişim sadece konuşmakla ilgili değildir; karşı tarafı dinlemeyi de içerir. Herkesin değerleri farklı olduğundan, fikir çatışmaları kaçınılmazdır.Onların ne demek istediğini anlamaya çalışın, onların bakış açısını göz önünde bulundurun – geçerli noktalar olabilir. Mantıksız taleplerde bulunmaktan, baskı yapmaktan veya otorite kullanmaktan kaçının, çünkü bu, gerçek bir kabul olmadan yüzeysel bir uyum yaratır. Bu tür yaklaşımlar sadece hoşnutsuzluğu besler ve tüm tarafların iletişimden sonra tamamen cesaretini kırar. Dördüncü olarak, iletişimin değeri karşı tarafın tepkisinde yatmaktadır. "Onların kalitesi çok düşük; söylediklerimi anlayamıyorlar."Gerçekte, kendinizi onların anlayabileceği bir şekilde ifade etmenizi engelleyen şey, sizin kendi sofistike olmamanızdır. İletişimin amacı, fikir birliği oluşturmak ve anlayış kazanmaktır. Dolayısıyla, ifadenizin kalitesi yalnızca karşı tarafın anlayışıyla ölçülür. Onu gerçekten seviyorum, ama o hiçbir şey hissetmediğini söyleyebilir veya sizin onu hiç sevmediğinizi iddia edebilir. İletişim, romantizm gibi, sadece kendinizi açıkça ifade ettiğinizi düşündüğünüz için sonuçlanmaz.İletişim, ne kadar güzel konuştuğuna, ne kadar mantıklı veya doğru argümanlar sunduğuna bağlı değildir. İletişimde doğru veya yanlış yoktur, sadece amacına ulaşıp ulaşmadığı vardır. Etkinliğin belirleyici faktörü ise diğer kişinin tepkisidir: ne kadarını algıladığıdır. V. Varsayımlarda bulunmaktan kaçının. Kendi düşüncelerinizi başkalarına yansıtmayın, zeki olduğunuzu düşünerek, onların ne düşündüğünü bildiğinizi sanarak veya bu şekilde tepki vereceklerini varsayarak. "Ona her şeyi anlattım, nasıl böyle olabilir? Anlamıyorum." Tabii ki anlamıyorsunuz, çünkü onun anladığını varsaydınız. Anladığını kim söyledi? Birinin anladığını nasıl yargılarsınız? Çok basit: tepkisinden. Ne kadarını algıladı? VI. Varsayımlarda bulunmayın. Kendi düşüncelerinizi başkalarına yansıtmayın, zeki olduğunuzu düşünerek, onların ne düşündüğünü bildiğinizi sanarak veya bu şekilde tepki vereceklerini varsayarak. "Ona her şeyi anlattım, nasıl böyle olabilir? Anlamıyorum." Tabii ki anlamıyorsunuz, çünkü onun anladığını varsaydınız. Anladığını kim söyledi? Birinin anladığını nasıl yargılarsınız? Çok basit: tepkisinden."Ben her şeyi ayrıntılı olarak açıkladım, nasıl böyle tepki verebilirler? Anlamıyorum." Elbette anlamıyorsunuz, çünkü onların anladığını varsaydınız. Onların anladığını kim söyledi? Birinin anladığını nasıl belirleyebilirsiniz? Çok basit: onlardan tekrar etmelerini isteyin. Asla "Anladınız mı?" diye sormayın. Çoğu insanın standart cevabı "Evet" olacaktır. Ve asla "Sorunuz var mı?" diye sormayın. Çoğu insanın standart cevabı "Hayır" olacaktır."Ona söylemenin bir anlamı yok, asla kabul etmeyecektir." Onun adına neye dayanarak karar veriyorsunuz? Henüz sormadınız bile, nasıl kabul etmeyeceğinden emin olabilirsiniz? Öyleyse varsayımlarda bulunmayın, körü körüne tahminlerde bulunmayın. Şüpheniz varsa, karşı tarafla doğrulayın. Yeterince televizyon dizisi izleyen herkes, dizilerdeki kişilerarası ilişkilerin, özellikle erkekler ve kadınlar arasındaki ilişkilerin, genellikle "sevdiğim kişi başka biriyle evlendi" gibi durumlara yol açtığını fark eder. Bunun nedeni, yanlış varsayımlardır.
"Patron, üretim müdürü benimle işbirliği yapmıyor. Konuyu konuşmaya çalıştığımda beni dinlemiyor." Patron olsaydınız, nasıl tepki verirdiniz? Bu tür bir bilgiyi duyduklarında, birçok yönetici veya patronun üretim müdürünü çağırıp, dolaylı olarak sorgulayacağını veya doğrudan yüzleşerek konunun "gerçeğini" ortaya çıkaracağını biliyorum. Ardından talimatlar verecek veya çözümler önereceklerdir. Bu etkili mi? Hiç de değil! Etkili olmamakla kalmaz, sonuçları da ağır olabilir.Neden bu kadar çok patron sürekli yorgun hissediyor? Bunun sebebi kendileridir!
Çünkü iletişim kopukluğu ya da çatışma ortaya çıktığında, ilgili taraflar kaçınılmaz olarak patrona başvurur ve patron da arabuluculuk yapmaya başlar. Çözüm aslında oldukça basittir: her iki tarafı bir araya getirin. Onları "çözülmemiş iş" hakkında etkili bir şekilde iletişim kurmaya, uzlaşmaya varmaya ve bir çözüm üretmeye teşvik edin. Patronun sadece tartışmaya katılması, gerektiğinde rehberlik etmesi veya müdahale etmesi yeterlidir.