I. En harmonisk atmosfär är en förutsättning för effektiv kommunikation. Har du någonsin sett en diskussion som lett till ett positivt resultat? När man är uppslukad av känslor och agerar impulsivt och helt irrationellt kan man inte lösa problem. När vi kommunicerar med andra i okända miljöer aktiveras våra naturliga försvarsmekanismer. Hjärtat förblir stängt, orden väljs med försiktighet och sinnet kämpar för att engagera sig i en sådan spänd atmosfär. Hur skapar man då en harmonisk atmosfär?Dela ett lättsamt skämt eller småprata om blommor, månsken och snö. Ännu bättre är det att hitta ett gemensamt intresse att diskutera. Mitt i skrattet uppstår harmoni. När känslomässiga konflikter uppstår, ta en paus och planera in en uppföljande diskussion. Sexpartssamtalen fortskred trots allt genom intermittenta förhandlingar under flera år. II. Kommunikationsmetoderna får inte vara rigida.
Alla har sina egna kommunikationsvanor, stilar eller preferenser. Hur många olika metoder använder du därför när du kommunicerar med den där personen som är ”omöjlig att kommunicera med”? Det är orealistiskt att förvänta sig att alla i världen ska förstå ditt språk. I multinationella företag krävs till exempel ofta engelska för kommunikation. Om du använder egna uttryck som andra inte förstår måste du anpassa ditt språk, annars kommer de aldrig att förstå dig.En påminnelse: flytta fokus inåt och ändra din egen kommunikationsmetod. Experimentera med olika metoder. Vi kan förändra oss själva, men vi kan inte förändra andra – om de inte själva väljer att förändras. För det tredje, ge andra lite utrymme. Kommunikation handlar inte bara om att tala, utan också om att lyssna på den andra personen. Eftersom alla har olika värderingar är meningsskiljaktigheter oundvikliga.Försök att förstå deras mening och se saker från deras perspektiv – de kan ha giltiga argument. Undvik att ställa orimliga krav, undertrycka eller utöva auktoritet, eftersom detta leder till ytlig eftergivenhet utan genuin acceptans. Sådana tillvägagångssätt skapar bara obehag och gör att alla parter känner sig helt nedslagna efter samtalet. För det fjärde ligger kommunikationens värde i den andra personens svar. ”De är för okunniga för att förstå vad jag säger”I själva verket är det din egen brist på sofistikation som hindrar dig från att uttrycka dig på ett sätt som de kan förstå. Syftet med kommunikation är att skapa konsensus och få förståelse. Det enda måttet på effektivt uttryck är alltså om den andra parten förstår vad du menar. Jag älskar dig, det gör jag verkligen, men de kanske säger att de inte känner något, eller insisterar på att du inte älskar dem alls. Kommunikation, precis som romantik, är inte avgjord bara för att du tror att du har gjort dig tydlig.Kommunikation beror inte på hur vältalig du är, eller på hur logiska eller korrekta dina argument är. Det finns inget rätt eller fel i kommunikation – bara om den uppnår sitt syfte. Och den avgörande faktorn för effektiviteten är den andra personens respons: hur mycket de har tagit emot. V. Undvik att göra antaganden. Projicera inte dina egna tankar på andra, tro inte att du är smart, tro inte att du vet vad de tänker, och antag inte att de kommer att reagera på ett visst sätt. ”Jag har redan berättat allt för honom – hur kan han vara så här? Jag förstår bara inte.” Naturligtvis förstår du inte, för du antog att han förstod. Vem sa att han förstod? Hur bedömer du om någon har förstått? Enkelt: mät deras respons. Hur mycket tog de emot? VI. Gör inga antaganden. Projicera inte dina egna tankar på andra, tro inte att du är smart, tro inte att du vet vad de tänker, och antag inte att de kommer att reagera på ett visst sätt. ”Jag har redan berättat allt för honom – hur kan han vara så här? Jag förstår bara inte.” Naturligtvis förstår du inte, för du antog att han förstod. Vem sa att han förstod? Hur bedö”Jag förklarade det noggrant, hur kan de reagera så här? Jag förstår helt enkelt inte.” Naturligtvis förstår du inte, för du antog att de förstod. Vem sa att de förstod? Hur avgör du om de har förstått? Enkelt: be dem upprepa det. Fråga aldrig: ”Har du förstått?” De flesta människors standardsvar: ”Ja.” Och fråga aldrig: ”Några frågor?” De flesta människors standardsvar: ”Nej.””Det är ingen idé att säga det till honom, han kommer aldrig att gå med på det.” På vilken grund fattar du beslut åt honom? Du har inte ens frågat – hur kan du anta att han kommer att vägra? Så gör inga antaganden, gissa inte i blindo. Om du har tvivel, verifiera dem med den berörda personen. Alla som tittar på tillräckligt med tv-drama kommer att märka att de mellanmänskliga konflikterna i handlingen, särskilt mellan män och kvinnor, ofta leder till situationer som ”den jag älskar gifte sig med någon annan” – allt på grund av felaktiga antaganden.
”Chefen, produktionschefen samarbetar inte med mitt arbete. När jag försöker diskutera det lyssnar han helt enkelt inte.” Om du var chefen, hur skulle du svara? Jag vet att många chefer eller ledare, när de hör sådan information, skulle kalla in produktionschefen och antingen indirekt sondera eller konfrontera honom direkt för att avslöja ”sanningen” i frågan. De skulle sedan ge instruktioner eller föreslå lösningar. Är detta effektivt? Inte alls! Det är inte bara ineffektivt, utan konsekvenserna kan också bli allvarliga.Varför är så många chefer ständigt utmattade? De har själva orsakat det!
När kommunikationen bryter samman eller konflikter uppstår vänder sig de inblandade parterna oundvikligen till chefen, som sedan fastnar i medling. Lösningen är egentligen ganska enkel: samla bara båda parterna. Uppmuntra dem att kommunicera effektivt om de "olösta arbetsfrågorna", nå enighet och ta fram en lösning. Chefen behöver bara sitta med i diskussionen och ge vägledning eller ingripa när det behövs.