I. Harmonija je predpogoj za učinkovito komunikacijo. Ste kdaj bili priča prepiru, ki je prinesel pozitiven izid? Ko nas prevzamejo čustva, delujemo impulzivno in popolnoma nerazumno, zato ne moremo rešiti problemov. Ko komuniciramo z drugimi v neznanem okolju, se naravno aktivirajo naši zaščitni mehanizmi. Srca ostanejo zaprta, besede izbiramo previdno, um pa se v takšnem napetem vzdušju težko vključi. Kako torej ustvariti harmonijo?Povejte lahkotno šalo, pogovarjajte se o cvetju, mesečini in snegu. Še bolje je, če najdete skupno temo za pogovor. Med smehom se pojavi harmonija. Ko pride do čustvenega konflikta, naredite premor in se dogovorite za nadaljnji pogovor. Konec koncev so se šeststranski pogovori razvijali skozi večletna prekinjena pogajanja.
II. Načini komunikacije ne smejo biti togostni.
Vsakdo ima svoje komunikacijske navade, sloge ali preference. Koliko pristopov uporabljate, ko komunicirajte z osebo, s katero je »nemogoče komunicirati«? Ni realistično pričakovati, da bo vsakdo na svetu razumel vaš jezik. V multinacionalnih korporacijah na primer komunikacija pogosto poteka v angleščini. Če uporabljate lastne izraze, ki jih drugi ne razumejo, morate prilagoditi svoj izraz, sicer vas ne bodo nikoli razumeli.Opomnik: preusmerite pozornost navznoter in spremenite svoj komunikacijski pristop. Poskusite z različnimi metodami. Mi lahko spremenimo sebe, ne moremo pa spremeniti drugih – razen če se sami odločijo za spremembo. Tretjič, pustite drugim nekaj prostora. Komunikacija ni le govorjenje, vključuje tudi poslušanje druge strani. Ker se vrednote razlikujejo, so nesoglasja neizogibna.Poskusite razumeti njihov pomen, upoštevajte njihov pogled – morda imajo prav. Izogibajte se nerazumnim zahtevam, zatiranju ali izkoriščanju avtoritete, saj to povzroča površno skladnost brez resničnega sprejemanja. Takšni pristopi le spodbujajo neprijetnosti, zaradi česar se vse strani po izmenjavi počutijo popolnoma potrte. Četrtič, vrednost komunikacije je v odzivu druge osebe. »Njihova raven je preveč nizka; preprosto ne morejo razumeti, kar govorim.«V resnici je vaša lastna neizkušenost tista, ki vam preprečuje, da bi se izrazili na način, ki bi ga oni lahko razumeli. Namen komunikacije je doseči soglasje in pridobiti razumevanje. Kakovost vašega izražanja se torej meri izključno po razumevanju druge osebe. Resnično vas ljubim, vendar bi oni lahko rekli, da ne čutijo ničesar, ali vztrajali, da jih sploh ne ljubite. Komunikacija, tako kot romantika, ni zaključena samo zato, ker menite, da ste se jasno izrazili.Komunikacija ni odvisna od tega, kako zgovorno govorite, niti od tega, kako logični ali pravilni so vaši argumenti. V komunikaciji ni pravega ali napačnega – pomembno je le, ali doseže svoj namen. Odločilni dejavnik učinkovitosti je odziv druge osebe: koliko je sprejela. V. Izogibajte se domnevam. Ne projicirajte svojih misli na druge, misleč, da ste pametni, verjameč, da veste, kaj mislijo, ali domnevajoč, da se bodo odzvali tako ali drugače. »Vse sem mu že povedal – kako je lahko takšen? Preprosto ne razumem.« Seveda ne razumete, ker ste domnevali, da je razumel. Kdo vam je rekel, da je razumel? Kako presodite, ali je nekdo razumel? Preprosto: po njegovem odzivu. Koliko je sprejel? VI. Ne pričakujte vzajemnosti. Ne zahtevajte, da se drugi odzovejo na vas na enak način, kot se vi odzivate na njih. Ne pričakujte, da bodo odražali vaša dejanja ali čustva. Ne»Povedal sem jim vse podrobno, kako lahko reagirajo tako? Preprosto ne razumem.« Seveda ne razumete, ker ste domnevali, da so razumeli. Kdo vam je rekel, da so razumeli? Kako ugotovite, ali je nekdo razumel? Preprosto: prosite ga, naj ponovi. Nikoli ne vprašajte: »Ali ste razumeli?« Večina ljudi bo odgovorila: »Da.« In nikoli ne vprašajte: »Imate kakšna vprašanja?« Večina ljudi bo odgovorila: »Ne.«»Nima smisla mu povedati, nikoli ne bo pristal na to.« Na podlagi česa odločate namesto njega? Niti ga niste vprašali – kako lahko domnevate, da bo zavrnil? Zato ne delajte domnev, ne ugibajte na slepo. Če imate dvome, se posvetujte neposredno z osebo. Vsak, ki gleda dovolj dram, bo opazil, da je v teh izmišljenih odnosih – zlasti romantičnih – scenarij »tisti, ki ga ljubim, se je poročil z nekom drugim« vedno posledica napačnih domnev.
»Šef, vodja proizvodnje ne sodeluje pri mojem delu. Ko poskušam to obravnavati, me preprosto ne posluša.« Če bi bili vi šef, kako bi odgovorili? Vem, da bi mnogi menedžerji ali šefovi, ko bi slišali takšna poročila, poklicali vodjo proizvodnje in ga bodisi posredno izprašali bodisi ga neposredno soočili, da bi odkrili »resnico«, nato pa izdali navodila ali rešitve. Ali je to učinkovito? Sploh ne! Ne samo, da je neučinkovito, ampak lahko ima tudi hude posledice.Zakaj so tako številni šefovi nenehno izčrpani? Sami so si to nakopičili!
Ker kadar pride do prekinitve komunikacije ali nastanejo konflikti, vpletene strani neizogibno poiščejo šefa, ki se nato zaplete v posredovanje. Rešitev je pravzaprav precej preprosta: preprosto združite obe strani. Spodbudite ju, da učinkovito komunicirajo o »nerešenem delu«, dosežejo soglasje in oblikujejo rešitev. Šef mora le prisostvovati razpravi in po potrebi ponuditi nasvet ali posredovati.