I. Harmonická atmosféra je predpokladom efektívnej komunikácie.
Videli ste niekedy hádku, ktorá viedla k pozitívnemu výsledku? Keď sa necháme uniesť emóciami, konáme impulzívne a úplne iracionálne, nemôžeme vyriešiť problémy. Pri komunikácii s inými v neznámom prostredí sa aktivuje naša prirodzená obrana. Srdcia zostávajú uzavreté, slová sa volia opatrne a myseľ sa v takej napätej atmosfére ťažko zapája. Ako teda vytvoriť harmonickú atmosféru?Povedzte nejaký vtip, porozprávajte sa o kvetoch, mesačnom svite a snehu. Ešte lepšie je nájsť spoločný záujem, o ktorom sa môžete rozprávať. V smiechu sa rodí harmónia. Keď vznikne emocionálny konflikt, urobte prestávku a naplánujte ďalšiu diskusiu. Koniec koncov, šesťstranné rokovania pokročili prostredníctvom prerušovaných rokovaní trvajúcich niekoľko rokov.
II. Komunikačné metódy nesmú byť rigidné.
Každý má svoje vlastné komunikačné návyky, štýly alebo preferencie. Koľko prístupov teda používate pri komunikácii s osobou, s ktorou je „nemožné komunikovať“? Očakávať, že všetci na svete budú rozumieť vášmu jazyku, je nereálne. Napríklad v nadnárodných spoločnostiach sa na komunikáciu často používa angličtina. Ak používate vlastné výrazy, ktorým ostatní nerozumejú, musíte prispôsobiť svoj prejav, inak vám nikdy nebudú rozumieť.Pripomienka: zameriavajte sa na seba a zmenite svoj vlastný komunikačný prístup. Skúste rôzne metódy. Môžeme zmeniť seba, ale nemôžeme zmeniť ostatných – pokiaľ sa oni sami nerozhodnú zmeniť. Po tretie, dajte ostatným priestor. Komunikácia nie je len o hovorení, ale aj o počúvaní druhej strany. Keďže hodnoty sa líšia, nezhody v názoroch sú nevyhnutné.Snažte sa pochopiť ich význam a pozrieť sa na veci z ich perspektívy – môžu mať platné argumenty. Vyhnite sa kladeniu neprimeraných požiadaviek, potláčaniu alebo uplatňovaniu autority, pretože to vedie k povrchnému súhlasu bez skutočného akceptovania. Takéto prístupy len podporujú nepríjemnosti a po výmene názorov zanechávajú všetky strany úplne sklamané. Po štvrté, hodnota komunikácie spočíva v reakcii druhej osoby. „Ich úroveň je príliš nízka na to, aby pochopili, čo hovorím.“V skutočnosti je to vaša vlastná nedostatočná sofistikovanosť, ktorá vám bráni vyjadriť sa spôsobom, ktorému by rozumeli. Účelom komunikácie je dosiahnuť konsenzus a získať porozumenie. Kvalita vášho vyjadrenia sa teda meria výlučne podľa porozumenia druhej osoby. Milujem vás, naozaj, ale oni môžu povedať, že necítia nič, alebo trvať na tom, že ich vôbec nemilujete. Komunikácia, rovnako ako romantika, nie je uzavretá len preto, že si myslíte, že ste sa vyjadrili jasne.Komunikácia nezávisí od toho, ako výrečne hovoríte, ani od toho, ako logické alebo správne sú vaše argumenty. V komunikácii neexistuje správne alebo nesprávne – existuje len to, či dosiahne svoj účel. A rozhodujúcim faktorom účinnosti je reakcia druhej osoby: koľko z toho pochopila.
V. Vyhnite sa predpokladom.
Nepremietajte svoje vlastné myšlienky na druhých, nemyslite si, že ste múdri, neverte, že viete, čo si myslia, a nepredpokladajte, že budú reagovať tak alebo onak.
„Už som mu všetko povedal – ako môže byť taký? Proste tomu nerozumiem.“ Samozrejme, že tomu nerozumiete, pretože ste predpokladali, že on tomu rozumie. Kto vám povedal, že tomu rozumie? Ako posúdiť, či niekto niečomu rozumie? Jednoducho: podľa jeho reakcie. Koľko z toho pochopil?
VI. Nerobte predpoklady.
Nepremietajte svoje vlastné myšlienky na druhých, nemyslite si, že ste múdri, neverte, že viete, čo si myslia„Vysvetlil som to podrobne, ako môžu reagovať takto? Proste tomu nerozumiem.“ Samozrejme, že tomu nerozumiete, pretože ste predpokladali, že oni tomu rozumejú. Kto vám povedal, že tomu rozumejú? Ako zistíte, či tomu niekto rozumie? Jednoducho: požiadajte ho, aby to zopakoval. Nikdy sa nepýtajte: „Rozumiete tomu?“ Štandardná odpoveď väčšiny ľudí: „Áno.“ A nikdy sa nepýtajte: „Máte nejaké otázky?“ Štandardná odpoveď väčšiny ľudí: „Nie.“„Nemá zmysel mu to hovoriť, nikdy s tým nebude súhlasiť.“ Na základe čoho za neho rozhodujete? Ani ste sa ho nespýtali – ako môžete predpokladať, že odmietne? Takže nerobte predpoklady, nehádajte naslepo. Ak máte pochybnosti, overte si ich u danej osoby. Každý, kto sleduje dostatok televíznych seriálov, si všimne, že medziľudské konflikty v týchto dejových líniách – najmä medzi mužmi a ženami – často vedú k scenárom typu „ten, koho milujem, si vzal niekoho iného“. Takmer vždy sú výsledkom nesprávnych predpokladov.
„Šéf, výrobný manažér nespolupracuje s mojou prácou. Keď sa s ním o tom pokúšam hovoriť, jednoducho ma nepočúva.“ Ak by ste boli šéfom, ako by ste reagovali? Poznám mnoho manažérov alebo šéfov, ktorí by po vypočutí takejto informácie zavolali výrobného manažéra. Mohli by ho nepriamo vyspovedať alebo ho konfrontovať priamo, aby odhalili „pravdu“, a potom vydali pokyny alebo navrhli riešenia. Je to efektívne? Vôbec nie! Nielenže je to neefektívne, ale dôsledky môžu byť vážne.Prečo je toľko šéfov neustále vyčerpaných? Sami si to spôsobili!
Pretože vždy, keď dôjde k prerušeniu komunikácie alebo k konfliktom, zúčastnené strany nevyhnutne vyhľadajú šéfa, ktorý sa potom zapletie do mediácie. Riešenie je vlastne celkom jednoduché: stačí zoznámiť obe strany. Povzbudzujte ich, aby efektívne komunikovali o „nevyriešenej práci“, kým nedospejú k konsenzu a nevytvoria riešenie. Šéf sa nemusí do diskusie zapájať, stačí, ak v prípade potreby poskytne usmernenie alebo zasiahne.