I. Harmonijna atmosfera jest warunkiem skutecznej komunikacji. Czy kiedykolwiek widziałeś kłótnię, która przyniosła pozytywny skutek? Kiedy ogarnia nas emocja, działamy impulsywnie i całkowicie irracjonalnie, nie potrafimy rozwiązać problemów. Kiedy komunikujemy się z innymi w nieznanym otoczeniu, włącza się nasz naturalny mechanizm obronny. Serca pozostają zamknięte, słowa dobieramy ostrożnie, a umysły z trudem funkcjonują w tak napiętej atmosferze. Jak więc stworzyć harmonijną atmosferę?Podziel się żartem, porozmawiaj o kwiatach, świetle księżyca i śniegu. Jeszcze lepiej, znajdź wspólny temat do rozmowy. Wśród śmiechu pojawia się harmonia. Kiedy pojawia się konflikt emocjonalny, zatrzymaj się i zaplanuj dalszą dyskusję. W końcu rozmowy sześciostronne postępowały poprzez sporadyczne negocjacje trwające kilka lat.
II. Metody komunikacji nie mogą być sztywne.
Każdy ma swoje nawyki, style lub preferencje komunikacyjne. Dlatego też, ile metod stosujesz, aby nawiązać kontakt z osobą, z którą „nie da się porozumieć”? Oczekiwanie, że wszyscy na świecie będą rozumieli Twój język, jest nierealne. Na przykład w międzynarodowych korporacjach komunikacja często wymaga używania języka angielskiego. Jeśli używasz własnych zwrotów, których inni nie rozumieją, musisz dostosować swój sposób wyrażania się, w przeciwnym razie nigdy Cię nie zrozumieją.Przypomnienie: skup się na sobie i zmień swoje podejście do komunikacji. Wypróbuj różne metody. Możemy zmienić siebie, ale nie możemy zmienić innych – chyba że sami zdecydują się na zmianę. Po trzecie, daj innym trochę przestrzeni. Komunikacja to nie tylko mówienie, ale także słuchanie drugiej osoby. Ponieważ wartości każdego z nas są inne, nie da się uniknąć konfliktów.Staraj się zrozumieć ich znaczenie, rozważ ich punkt widzenia – mogą mieć rację. Unikaj narzucania nieuzasadnionych wymagań, represjonowania lub wykorzystywania władzy, ponieważ prowadzi to do powierzchownej zgodności bez prawdziwej akceptacji. Takie podejście rodzi jedynie niezadowolenie, pozostawiając wszystkie strony całkowicie zniechęcone po wymianie zdań.
IV. Istotą komunikacji jest reakcja drugiej osoby.
„Są zbyt mało kompetentni, po prostu nie rozumieją, co mówię”.W rzeczywistości to twój własny brak wyrafinowania uniemożliwia ci wyrażenie się w sposób, który oni mogą zrozumieć. Celem komunikacji jest budowanie konsensusu i uzyskanie zrozumienia. Dlatego jedyną miarą skuteczności wypowiedzi jest to, czy druga strona rozumie jej znaczenie. Kocham cię, naprawdę, ale oni mogą powiedzieć, że nic nie czują, lub twierdzić, że wcale ich nie kochasz. Komunikacja, podobnie jak romans, nie kończy się tylko dlatego, że uważasz, że wyraziłeś się jasno.Komunikacja nie zależy od tego, jak elokwentnie się wypowiadasz, ani od tego, jak logiczne lub poprawne są twoje argumenty. W komunikacji nie ma dobra ani zła – liczy się tylko to, czy osiąga ona swój cel. A czynnikiem decydującym o skuteczności jest reakcja drugiej osoby: to, ile zrozumiała. V. Unikaj zakładania. Nie projektuj swoich myśli na innych, myśląc, że jesteś mądry, wierząc, że wiesz, co oni myślą, lub zakładając, że zareagują w taki czy inny sposób. „Powiedziałem mu już wszystko – jak on może tak się zachowywać? Po prostu nie rozumiem”. Oczywiście, że nie rozumiesz, ponieważ założyłeś, że on zrozumiał. Kto ci powiedział, że on zrozumiał? Jak ocenić, czy ktoś zrozumiał? To proste: po jego reakcji. Ile zrozumiał? VI. Nie zakładaj. Nie projektuj swoich myśli na innych, myśląc, że jesteś mądry, wierząc, że wiesz, co oni myślą, lub zakładając, że zareagują w taki czy inny sposób. „Powiedziałem mu już wszystko – jak on może tak się zachowywać? Po prostu nie rozumiem”. Oczywiście, że nie rozumiesz, ponieważ założyłeś, że on zrozum„Wyjaśniłem to dokładnie, jak mogli tak zareagować? Po prostu nie rozumiem”. Oczywiście, że nie rozumiesz, ponieważ założyłeś, że oni zrozumieli. Kto ci powiedział, że to zrozumieli? Jak ustalić, czy zrozumieli? To proste: poproś ich, aby to powtórzyli. Nigdy nie pytaj: „Czy zrozumieliście?”. Standardowa odpowiedź większości ludzi brzmi: „Tak”. Nigdy nie pytaj: „Czy są jakieś pytania?”. Standardowa odpowiedź większości ludzi brzmi: „Nie”.„Nie ma sensu mu tego mówić, nigdy się na to nie zgodzi”. Na jakiej podstawie podejmujesz tę decyzję za niego? Nawet go nie zapytałeś – skąd możesz mieć pewność, że się nie zgodzi? Nie zakładaj więc niczego, nie zgaduj na ślepo. Jeśli masz wątpliwości, zweryfikuj je z osobą, której to dotyczy. Każdy, kto ogląda wystarczająco dużo seriali telewizyjnych, zauważy, że przedstawiane w nich relacje międzyludzkie, zwłaszcza między mężczyznami i kobietami, często prowadzą do scenariuszy typu „osoba, którą kocham, poślubiła kogoś innego” – a wszystko to wynika z problemów spowodowanych zakładaniem niczego.
„Szefie, kierownik produkcji nie współpracuje ze mną. Kiedy próbuję o tym porozmawiać, po prostu nie chce mnie słuchać”. Gdybyś był szefem, jak byś zareagował? Wiem, że wielu menedżerów lub szefów, słysząc taką informację, wezwałoby kierownika produkcji i albo pośrednio wypytywało go, albo skonfrontowało się z nim bezpośrednio, aby odkryć „prawdę” w tej sprawie. Następnie wydaliby polecenia lub zaproponowali rozwiązania. Czy to skuteczne? Wcale nie! Jest to nie tylko nieskuteczne, ale może mieć poważne konsekwencje.Dlaczego tak wielu szefów jest wiecznie wyczerpanych? Sami są sobie winni!
Ponieważ za każdym razem, gdy dochodzi do załamania komunikacji lub konfliktu, zaangażowane strony nieuchronnie zwracają się do szefa, który następnie grzęźnie w mediacjach. Rozwiązanie jest w rzeczywistości dość proste: wystarczy zgromadzić obie strony. Niech skutecznie komunikują się, aby osiągnąć konsensus w sprawie „zablokowanego zadania” i samodzielnie opracować rozwiązanie. Szef musi tylko uczestniczyć w dyskusji, udzielając wskazówek lub interweniując w razie potrzeby.