I. Een harmonieuze sfeer is een voorwaarde voor effectieve communicatie. Heb je ooit meegemaakt dat een ruzie tot een positief resultaat leidde? Als je je laat meeslepen door emoties en impulsief en volkomen irrationeel handelt, kun je problemen niet oplossen. Wanneer we met anderen communiceren in een onbekende omgeving, treedt ons natuurlijke afweersysteem in werking. We sluiten ons hart, kiezen onze woorden zorgvuldig en hebben moeite om ons in zo'n gespannen sfeer te concentreren. Hoe kun je dan een harmonieuze sfeer creëren?Deel een luchtige grap, maak een praatje over bloemen, maanlicht en sneeuw. Beter nog, zoek een gemeenschappelijk interessegebied om over te praten. Te midden van gelach ontstaat harmonie. Wanneer er emotionele conflicten ontstaan, pauzeer dan en plan een vervolggesprek. De zespartijenbesprekingen zijn immers tot stand gekomen door jarenlange onderhandelingen met tussenpozen.
II. Communicatiemethoden mogen niet rigide zijn.
Iedereen heeft inherente communicatiegewoonten, -stijlen of -voorkeuren. Hoeveel benaderingen gebruikt u daarom om met die "onmogelijk te communiceren" persoon om te gaan? Het is onrealistisch om te verwachten dat iedereen ter wereld uw taal begrijpt. In multinationale ondernemingen is communicatie bijvoorbeeld vaak in het Engels. Als u zelfbedachte uitdrukkingen gebruikt die anderen niet begrijpen, moet u uw uitdrukkingswijze aanpassen, anders zullen zij u nooit begrijpen.Een herinnering: verleg uw focus naar binnen en pas uw eigen communicatieaanpak aan. Experimenteer met verschillende methoden. We kunnen onszelf veranderen, maar we kunnen anderen niet veranderen – tenzij zij ervoor kiezen om zichzelf te veranderen. Ten derde, geef anderen wat ruimte. Communicatie gaat niet alleen over spreken, maar ook over luisteren naar de ander. Omdat ieders waarden verschillen, zijn meningsverschillen onvermijdelijk.Probeer hun betekenis te begrijpen, houd rekening met hun perspectief – ze kunnen geldige argumenten hebben. Vermijd het opleggen van onredelijke eisen, onderdrukking of het uitoefenen van autoriteit, want dit leidt tot oppervlakkige gehoorzaamheid zonder echte acceptatie. Dergelijke benaderingen zorgen alleen maar voor onplezierige situaties, waardoor alle partijen zich na de uitwisseling volledig ontmoedigd voelen. Ten vierde ligt de waarde van communicatie in de reactie van de ander. "Hun niveau is te laag; ze begrijpen gewoon niet wat ik zeg."In werkelijkheid is het uw eigen gebrek aan ontwikkelingsniveau dat u ervan weerhoudt uzelf uit te drukken op een manier die zij kunnen begrijpen. Het doel van communicatie is om consensus te bereiken en begrip te kweken. De enige maatstaf voor effectieve expressie is dus of de ander uw boodschap begrijpt. Ik hou van je, echt waar, maar zij zeggen misschien dat ze niets voelen, of houden vol dat je helemaal niet van hen houdt. Communicatie is, net als romantiek, niet afgerond alleen omdat u denkt dat u zich duidelijk hebt uitgedrukt.Communicatie hangt niet af van hoe welsprekend je bent, noch van hoe logisch of correct je argumenten zijn. Er is geen goed of fout in communicatie, alleen of het zijn doel bereikt. En de bepalende factor voor de effectiviteit is de reactie van de ander: hoeveel hij heeft begrepen. V. Vermijd aannames. Projecteer je eigen gedachten niet op anderen, denk niet dat je slim bent, geloof niet dat je weet wat ze denken en ga er niet vanuit dat ze op een bepaalde manier zullen reageren. "Ik heb hem alles al verteld, hoe kan hij dan zo zijn? Ik begrijp het gewoon niet." Natuurlijk begrijp je het niet, want je ging ervan uit dat hij het begreep. Wie heeft je verteld dat hij het begreep? Hoe beoordeel je of iemand iets heeft begrepen? Simpel: aan de hand van zijn reactie. Hoeveel heeft hij begrepen? VI. Maak geen aannames. Projecteer je eigen gedachten niet op anderen, denk niet dat je slim bent, geloof niet dat je weet wat ze denken en ga er niet vanuit dat ze op een bepaalde manier zullen reageren. "Ik heb hem alles al verteld, hoe kan hij dan zo zijn? Ik begrijp het gewoon niet." Natuurlijk begrijp je het niet, want je ging ervan uit dat hij het begreep. Wie heeft je verteld dat hij het begreep? Hoe"Ik heb het uitgebreid uitgelegd, hoe kunnen ze dan zo reageren? Ik begrijp het gewoon niet." Natuurlijk begrijp je het niet, want je ging ervan uit dat zij het begrepen. Wie heeft je verteld dat zij het begrepen? Hoe bepaal je of zij het begrepen hebben? Simpel: vraag hen om het te herhalen. Vraag nooit: "Heb je het begrepen?" Het standaardantwoord van de meeste mensen: "Ja." En vraag nooit: "Heb je nog vragen?" Het standaardantwoord van de meeste mensen: "Nee.""Het heeft geen zin om het hem te vertellen, hij zal er nooit mee instemmen." Op basis waarvan beslis je voor hem? Je hebt het hem niet eens gevraagd – hoe kun je dan aannemen dat hij zal weigeren? Maak dus geen aannames, gok niet blindelings. Als je twijfelt, vraag het dan na bij de betrokken persoon. Iedereen die genoeg televisiedrama's kijkt, zal opmerken dat de interpersoonlijke conflicten in de verhaallijnen – vooral tussen mannen en vrouwen – vaak leiden tot situaties als "degene van wie ik houd is met iemand anders getrouwd". Deze worden bijna altijd veroorzaakt door verkeerde aannames.
"Baas, de productiemanager werkt niet mee aan mijn werk. Als ik erover wil praten, wil hij gewoon niet luisteren." Als jij de baas was, hoe zou je dan reageren? Ik weet dat veel managers of bazen, als ze zulke informatie horen, de productiemanager zouden oproepen en hem indirect zouden ondervragen of direct zouden confronteren om de "waarheid" te achterhalen, en vervolgens instructies of oplossingen zouden geven. Is dit effectief? Helemaal niet! Het is niet alleen ineffectief, maar de gevolgen kunnen ook ernstig zijn.Waarom zijn zoveel bazen voortdurend uitgeput? Dat hebben ze aan zichzelf te danken!
Want wanneer de communicatie vastloopt of er conflicten ontstaan, zullen de betrokken partijen onvermijdelijk naar de baas stappen, die vervolgens verstrikt raakt in bemiddeling. De oplossing is eigenlijk heel eenvoudig: breng beide partijen bij elkaar. Moedig hen aan om effectief te communiceren over het "onopgeloste werk", een consensus te bereiken en een oplossing te bedenken. De baas hoeft alleen maar bij de discussie aanwezig te zijn en indien nodig advies te geven of in te grijpen.