I. En harmonisk atmosfære er en forutsetning for effektiv kommunikasjon. Har du noen gang vært vitne til en krangel som har ført til et positivt resultat? Når man er fanget av følelser og handler impulsivt og helt irrasjonelt, kan man ikke løse problemer. Når vi kommuniserer med andre i ukjente omgivelser, slår vårt naturlige forsvar inn. Hjertet forblir lukket, ordene velges med forsiktighet, og sinnet sliter med å engasjere seg i en så spent atmosfære. Hvordan kan man da skape en harmonisk atmosfære?Del en munter vits, snakk om blomster, måneskinn og snø. Enda bedre, finn et felles interesseområde å diskutere. Midt i latteren oppstår harmoni. Når det oppstår følelsesmessige konflikter, avbryt samtalen og avtal en oppfølging. Tross alt fortsatte sekspartssamtalene gjennom sporadiske forhandlinger i årevis.
II. Kommunikasjonsmetoder må ikke være rigide.
Alle har iboende kommunikasjonsvaner, stiler eller preferanser. Hvor mange tilnærminger bruker du derfor når du kommuniserer med den «umulige å kommunisere med» personen? Det er urealistisk å forvente at alle i verden skal forstå språket ditt. I multinasjonale selskaper krever kommunikasjon for eksempel ofte engelsk. Hvis du bruker selvoppfunnet uttrykk som andre ikke forstår, må du tilpasse uttrykket ditt, ellers vil de aldri forstå.En påminnelse: flytt fokuset innover og endre din egen kommunikasjonsmetode. Prøv ut forskjellige metoder. Vi kan endre oss selv, men vi kan ikke endre andre – med mindre de velger å endre seg selv. For det tredje, gi andre litt rom. Kommunikasjon handler ikke bare om å snakke, det handler også om å lytte til den andre personen. Siden alles verdier er forskjellige, er meningsforskjeller uunngåelige.Forsøk å forstå hva de mener og se ting fra deres perspektiv – de kan ha gyldige poeng. Unngå å stille urimelige krav, undertrykke eller utøve autoritet, da dette fører til overfladisk ettergivenhet uten ekte aksept. Slike tilnærminger fører bare til ubehag, og etterlater alle parter med en følelse av motløshet etter samtalen. For det fjerde ligger verdien av kommunikasjon i den andres respons. «De er for dumme til å forstå hva jeg sier»I virkeligheten er det din egen manglende sofistikering som hindrer deg i å uttrykke deg på en måte de kan forstå. Formålet med kommunikasjon er å skape konsensus og oppnå forståelse. Kvaliteten på uttrykket ditt måles derfor utelukkende ut fra den andres forståelse. Jeg elsker deg, det gjør jeg virkelig, men de kan si at de ikke føler noe, eller insistere på at du ikke elsker dem i det hele tatt. Kommunikasjon, i likhet med romantikk, er ikke avgjort bare fordi du tror du har gjort deg klar.Kommunikasjon avhenger ikke av hvor veltalende du er, eller hvor logiske eller korrekte argumentene dine er. Det finnes ikke riktig eller galt i kommunikasjon – bare om den oppnår sitt formål. Og den avgjørende faktoren for effektivitet er den andres respons: hvor mye de har mottatt.
V. Unngå å gjøre antakelser.
Ikke projiser dine egne tanker på andre, tro at du er smart, tro at du vet hva de tenker, eller anta at de vil reagere på denne eller den måten.
«Jeg har allerede fortalt ham alt – hvordan kan han være slik? Jeg forstår det bare ikke.» Selvfølgelig forstår du det ikke, fordi du antok at han forsto. Hvem sa at han forsto? Hvordan vurderer du om noen har forstått? Enkelt: ved deres respons. Hvor mye mottok de?
VI. Ikke gjør antakelser.
Ikke projiser dine egne tanker på andre, tro at du er smart, tro at du vet hva de tenker, eller anta at de vil reagere på denne eller den måten.
«Jeg har allerede fortalt ham alt – hvordan kan han være slik? Jeg forstår det bare ikke.» Selvfølgelig forstår du det ikke, fordi du antok at han«Jeg forklarte det grundig, hvordan kan de reagere slik? Jeg forstår det rett og slett ikke.» Selvfølgelig forstår du det ikke, fordi du antok at de forsto. Hvem sa at de forsto det? Hvordan kan du vite om noen har forstått? Enkelt: be dem gjenta det. Spør aldri: «Har du forstått?» De fleste vil svare: «Ja.» Og spør aldri: «Har du noen spørsmål?» De fleste vil svare: «Nei.»«Det er ingen vits i å fortelle ham det, han vil aldri gå med på det.» På hvilket grunnlag bestemmer du for ham? Du har ikke engang spurt – hvordan kan du anta at han vil nekte? Så ikke gjør antakelser, ikke gjett i blinde. Hvis du er i tvil, sjekk med vedkommende. Alle som ser nok TV-serier, vil legge merke til at de mellommenneskelige konfliktene i disse handlingene – spesielt mellom menn og kvinner – ofte fører til scenarier som «den jeg elsker giftet seg med en annen». Dette er nesten alltid resultatet av feilaktige antakelser.
«Sjef, produksjonssjefen samarbeider ikke med meg. Når jeg prøver å diskutere det, vil han ganske enkelt ikke høre på meg.» Hvis du var sjefen, hvordan ville du reagert? Jeg vet at mange ledere eller sjefer, når de hører slike opplysninger, ville kalt inn produksjonssjefen og enten indirekte sondert eller konfrontert ham direkte for å avdekke «sannheten», og deretter gitt instruksjoner eller løsninger. Er dette effektivt? Overhodet ikke! Ikke bare er det ineffektivt, men konsekvensene kan være alvorlige.Hvorfor er så mange sjefer konstant utmattede? De har selv skyld i det!
For når kommunikasjonen bryter sammen eller det oppstår konflikter, vil de involverte partene uunngåelig oppsøke sjefen, som da blir opptatt med mekling. Løsningen er faktisk ganske enkel: bare bring begge parter sammen. Oppmuntre dem til å kommunisere effektivt om det «uløste arbeidet», komme til enighet og formulere en løsning. Sjefen trenger bare å være til stede under diskusjonen og gi veiledning eller gripe inn når det er nødvendig.