I. Harmoninga atmosfera yra veiksmingos komunikacijos prielaida. Ar kada nors matėte, kad ginčas duotų teigiamų rezultatų? Kai žmogus yra apimtas emocijų, elgiasi impulsyviai ir visiškai neracionaliai, jis negali išspręsti problemų. Bendraudami su kitais nepažįstamoje aplinkoje, mes natūraliai imame gintis. Širdys lieka uždaros, žodžiai renkami atsargiai, o protas sunkiai dirba tokioje įtemptos atmosferos aplinkoje. Kaip tada sukurti harmoningą atmosferą?Pasidalinkite linksmu anekdotu, pasikalbėkite apie gėles, mėnulio šviesą ir sniegą. Dar geriau, raskite bendrą interesą, apie kurį galėtumėte diskutuoti. Juoko akimirkomis atsiranda harmonija. Kai kyla emocinis konfliktas, sustabdykite pokalbį ir numatykite jo tęsinį. Juk šešių šalių derybos tęsėsi per pertraukas kelerius metus.
II. Bendravimo metodai neturi būti griežti.
Kiekvienas žmogus turi įgimtus bendravimo įpročius, stilių ar pageidavimus. Todėl, kiek būdų naudojate bendraudami su tuo „neįmanomu bendrauti“ žmogumi? Tikėtis, kad visi pasaulyje supras jūsų kalbą, yra nerealu. Pavyzdžiui, tarptautinėse korporacijose bendravimui dažnai reikalinga anglų kalba. Jei naudojate savo pačių sugalvotas frazes, kurių kiti nesupranta, turite pritaikyti savo išraišką, kitaip jie niekada nesupras.Primename: nukreipkite dėmesį į save ir pakeiskite savo bendravimo metodą. Išbandykite įvairius metodus. Mes galime pakeisti save, bet negalime pakeisti kitų, nebent jie patys nuspręstų keistis. Trečia, suteikite kitiems šiek tiek erdvės. Bendravimas – tai ne tik kalbėjimas, bet ir kito asmens klausymasis. Kadangi kiekvieno vertybės skiriasi, nuomonių nesutarimai yra neišvengiami.Stenkitės suprasti jų prasmę ir pažvelgti į dalykus iš jų perspektyvos – jie gali turėti pagrįstų argumentų. Venkite nepagrįstų reikalavimų, slopinimo ar autoriteto demonstravimo, nes tai skatina paviršutinišką paklusimą be tikro priėmimo. Tokie metodai tik skatina nemalonumą, po pokalbio visos šalys jaučiasi visiškai nusivylusios. Ketvirta, bendravimo vertė slypi kito asmens reakcijoje. „Jų lygis per žemas, kad suprastų, ką sakau“Tiesą sakant, būtent jūsų pačių išprusimo trūkumas trukdo jums išreikšti save taip, kad jie galėtų suprasti. Komunikacijos tikslas yra pasiekti konsensusą ir supratimą. Taigi, vienintelis veiksmingo išraiškos matas yra tai, ar kita šalis supranta jūsų prasmę. Aš jus myliu, tikrai myliu, tačiau jie gali pasakyti, kad nieko nejaučia, arba tvirtinti, kad jūs jų visai nemylite. Komunikacija, kaip ir romanas, nesibaigia vien dėl to, kad jūs manote, jog išreiškėte save aiškiai.Komunikacija nepriklauso nuo to, kaip iškalbingai kalbate, nei nuo to, kiek logiški ar teisingi yra jūsų argumentai. Komunikacijoje nėra teisingo ar neteisingo – yra tik tai, ar ji pasiekia savo tikslą. O veiksmingumo lemiamas veiksnys yra kito asmens reakcija: kiek jis suprato.
V. Venkite prielaidų.
Negalvokite, kad esate protingas, manydamas, kad žinote, ką kiti galvoja, arba manydamas, kad jie sureaguos taip ar kitaip.
„Aš jam viską pasakiau – kaip jis gali būti toks? Aš tiesiog nesuprantu.“ Žinoma, kad nesuprantate, nes manėte, kad jis suprato. Kas jums pasakė, kad jis suprato? Kaip sprendžiate, ar kas nors suprato? Paprasta: pagal jo reakciją. Kiek jis suprato?
VI. Neverskite prielaidų.
Negalvokite, kad esate protingas, manydamas, kad žinote, ką kiti galvoja, arba manydamas, kad jie sureaguos taip ar kitaip.
„A„Aš viską išsamiai paaiškinau, kaip jie gali taip reaguoti? Aš tiesiog nesuprantu.“ Žinoma, kad nesuprantate, nes manėte, kad jie suprato. Kas jums pasakė, kad jie suprato? Kaip nustatyti, ar jie suprato? Paprasta: paprašykite jų pakartoti. Niekada neklauskite: „Ar supratote?“ Daugumos žmonių standartinis atsakymas: „Taip.“ Ir niekada neklauskite: „Ar turite klausimų?“ Daugumos žmonių standartinis atsakymas: „Ne.“„Nėra prasmės jam sakyti, jis niekada nesutiks to daryti.“ Kokiu pagrindu jūs priimate sprendimą už jį? Jūs net nepasiteiravote jo – kaip galite būti tikri, kad jis nesutiks? Taigi nedarykite prielaidų, nespėliokite aklai. Jei turite abejonių, patikrinkite jas su susijusiu asmeniu. Kas žiūri pakankamai televizijos dramų, pastebės, kad vaizduojami tarpasmeniniai santykiai, ypač tarp vyrų ir moterų, dažnai veda prie scenarijų tipo „tas, kurį myliu, vedė kitą“ – visa tai kyla iš problemų, kurias sukelia prielaidos.
„Bose, gamybos vadybininkas nebendradarbiauja su manimi. Kai bandau tai aptarti, jis tiesiog neklauso.“ Jei būtumėte bosas, kaip reaguotumėte? Žinau, kad daugelis vadybininkų ar bosų, išgirdę tokią informaciją, pakviestų gamybos vadybininką ir netiesiogiai jį apklausinėtų arba tiesiogiai konfrontuotų, kad išsiaiškintų „tiesą“, tada duotų nurodymus ar pasiūlytų sprendimus. Ar tai veiksminga? Visiškai ne! Tai ne tik neveiksminga, bet ir gali turėti sunkių pasekmių.Kodėl tiek daug vadovų nuolat jaučiasi išsekę? Jie patys to nusipelnė!
Nes kai nutrūksta komunikacija arba kyla konfliktai, susijusios šalys neišvengiamai kreipiasi į vadovą, kuris tada įklimpsta į tarpininkavimą. Sprendimas iš tiesų yra gana paprastas: tiesiog suvesti abi šalis. Leisti joms veiksmingai bendrauti, kad pasiektų konsensusą dėl „įstrigusios užduoties“ ir pačios sugalvotų sprendimą. Vadovas turi tik dalyvauti diskusijoje, prireikus teikti patarimus arba įsikišti.