一、効果的なコミュニケーションの前提条件は調和のとれた雰囲気である。
喧嘩で良い結果が生まれるのを見たことがあるだろうか？感情に流され、理性を失った状態では、問題を解決することは不可能だ。見知らぬ環境で人と話す時、人間の防衛機制は自然と作動し、心を開くことができず、皆が慎重に言葉を選び、思考もこうした緊張した雰囲気の中では活発にならない。では、どうすれば調和のとれた雰囲気を作れるだろうか？軽い冗談を交わしたり、風流な話題で盛り上がるのも一案です。双方が興味を持つ趣味について話せればなお良いでしょう。笑い声の中に、自然と調和した雰囲気が生まれます。感情的な衝突が生じた時は、一旦中断し、後日改めて話し合う時間を設定するのも手です。六者会談も中断と再開を繰り返しながら、何年も交渉を続けてきたではありませんか。
二、コミュニケーションの方法は画一的であってはなりません。
誰もが固有のコミュニケーション習慣やスタイル、好みを持っています。では、「コミュニケーションが取れない」相手に対して、あなたはいくつもの方法を持っているでしょうか？世界中のすべての人に自分の言葉を理解してもらうのは非現実的です。例えば外資系企業では、多くの場合英語でコミュニケーションを取らなければなりません。もし自分で作った文で相手に話しかけても理解されなければ、別の表現方法に切り替える必要があります。そうしなければ、相手は永遠に理解できないでしょう。注意：焦点を自分に向け、自身のコミュニケーション方法を変化させ、異なる手法を試みること。私たちは自分を変えられるが、他人を変えることはできない。相手が自ら変化しようとしない限りは。
三、相手に一定の余地を与えること。
コミュニケーションは一方的に話すだけでなく、相手の声に耳を傾けるべきだ。価値観は人それぞれ異なるため、意見の衝突は避けられない。相手の意図に耳を傾け、相手の立場から考えてみてください。そこにも一理あるかもしれません。無理強いや威圧、権力行使は、表面的な同意だけを引き出す結果に終わります。結局は不愉快な気分で終わり、コミュニケーション後も皆が鬱屈した気持ちになるだけです。
四、コミュニケーションの意義は相手の反応にある。
「素質が低すぎて、私の言っていることが全く理解できない」実はあなた自身の素養が低すぎて、相手が理解できる言葉で表現できていないのです。コミュニケーションの目的は合意形成と理解を得ることです。したがって、表現の良し悪しは、相手の理解度を唯一の基準とします。「愛している、本当に愛している」と言っても、相手が「感じられない」と言ったり、「あなたは全く愛していない」と言ったりするかもしれません。コミュニケーションは恋愛と同じで、自分が明確に伝えたと思っているからといって、相手に伝わっているとは限りません。コミュニケーションは、あなたの話し方がどれだけ流暢か、どれだけ理にかなっているか、どれだけ正しいかにもかかっていません。コミュニケーションに正解・不正解はなく、効果があるかどうかの違いだけです。そして効果を決定づけるのは、相手の反応、つまり相手がどれだけ受け取ったかです。
五、仮定しないこと。
自分の心で他人の腹を測り、自分は賢いと思い込み、相手の考えを理解していると思い込み、相手がこうするだろう、ああするだろうと思い込むこと。「私は完全に伝えたのに、どうしてこうなるのか、本当に理解できない」と。もちろん理解できない。なぜならあなたは相手が理解したと思い込んでいるからだ。誰が彼に「理解した」と言ったのか？相手が理解したかどうかを判断する方法は簡単だ。相手に要点を復唱させることだ。決して「理解できたか？」と尋ねるな。ほとんどの人の標準的な答えは「理解しました」だ。また「何か疑問点は？」と尋ねるのも絶対に避けるべきだ。ほとんどの人の標準的な答えは「ありません」だからだ。
「彼に言っても無駄だ、絶対にやりたがらない」と決めつけるのはなぜ？ 確認もせずに、どうして彼がやりたくないと言えるのか？ だから、仮定したり、勝手な推測をしたりせず、疑問があれば相手に確認すべきだ。ドラマをよく見る人は気づくだろうが、物語の中の人間関係、特に男女関係で「愛する人が他人と結婚した」という展開が起こるのは、すべて仮定が招いた結果なのだ。
六、直接対話、率直に語る。
「社長、生産部長が私の仕事を協力してくれません。話しても全く聞き入れません」。もしあなたが社長なら、どうしますか？多くのマネージャーや社長は、このような報告を受けると、その生産部長を呼び出し、遠回しに、あるいは率直に「真相」を聞き出し、指示や解決策を下すでしょう。これは効果的でしょうか？効果はありません！効果がないだけでなく、深刻な結果を招きます。なぜ多くの社長は毎日疲れているのか？それは自ら招いているのです！
なぜなら、今後コミュニケーションが取れない問題や人物が起きた時、当事者は社長にしか相談しなくなり、社長は調整に追われることになるからです。実はこのような問題は解決が簡単で、直接両当事者を呼び出し、「コミュニケーションが取れない業務」についてしっかり話し合い、合意形成と解決策を導き出させればよいのです。社長は傍らで聞いていればよく、必要に応じてアドバイスや指導をすれば十分です。