I. Un'atmosfera armoniosa è il prerequisito per una comunicazione efficace. Avete mai assistito a una discussione che ha portato a un risultato positivo? Quando si è presi dall'emozione, agendo in modo impulsivo e completamente irrazionale, non è possibile risolvere i problemi. Quando comunichiamo con gli altri in contesti non familiari, le nostre difese naturali entrano in azione. I cuori rimangono chiusi, le parole vengono scelte con cautela e le menti faticano a impegnarsi in un'atmosfera così tesa. Come si fa allora a creare un'atmosfera armoniosa?Condividete una battuta scherzosa, scambiate convenevoli sui fiori, sul chiaro di luna e sulla neve. Meglio ancora, trovate un interesse comune di cui discutere. Tra le risate, emerge l'armonia. Quando sorge un conflitto emotivo, fate una pausa e programmate una discussione di follow-up. Dopo tutto, i colloqui a sei sono progrediti attraverso negoziati intermittenti nel corso di diversi anni. II. I metodi di comunicazione non devono essere rigidi.
Ognuno possiede abitudini, stili o preferenze di comunicazione intrinseci. Pertanto, quanti approcci utilizzi quando interagisci con quella persona "con cui è impossibile comunicare"? Aspettarsi che tutti nel mondo capiscano il tuo linguaggio è irrealistico. Ad esempio, nelle multinazionali, la comunicazione richiede spesso l'uso dell'inglese. Se usi frasi inventate da te che gli altri non possono comprendere, devi adattare la tua espressione, altrimenti non capiranno mai.Un promemoria: sposta la tua attenzione verso l'interno e modifica il tuo approccio comunicativo. Sperimenta metodi diversi. Possiamo cambiare noi stessi, ma non possiamo cambiare gli altri, a meno che non siano loro a scegliere di cambiare. In terzo luogo, concedi agli altri un po' di spazio. La comunicazione non consiste solo nel parlare, ma anche nell'ascoltare l'altra persona. Poiché i valori di ognuno sono diversi, gli scontri di opinioni sono inevitabili.Cerca di cogliere il loro significato e di vedere le cose dalla loro prospettiva: potrebbero avere argomenti validi. Evita di imporre richieste irragionevoli, di reprimere o di esercitare autorità, poiché ciò genera una conformità superficiale senza una vera accettazione. Tali approcci alimentano solo il malcontento, lasciando tutte le parti completamente scoraggiate dopo lo scambio. In quarto luogo, il valore della comunicazione risiede nella risposta dell'altra persona. "Il loro livello è troppo basso per comprendere ciò che sto dicendo"In realtà, è la tua mancanza di raffinatezza che ti impedisce di esprimerti in modo comprensibile per loro. Lo scopo della comunicazione è costruire consenso e ottenere comprensione. Pertanto, la qualità della tua espressione è misurata esclusivamente dalla comprensione dell'altra persona. Ti amo, ti amo davvero, ma loro potrebbero dire di non provare nulla o insistere che non li ami affatto. La comunicazione, come l'amore, non si risolve semplicemente perché credi di esserti espresso chiaramente.La comunicazione non dipende da quanto sei eloquente, né da quanto siano logici o corretti i tuoi argomenti. Non esiste giusto o sbagliato nella comunicazione, ma solo se raggiunge il suo scopo. E il fattore determinante dell'efficacia è la risposta dell'altra persona: quanto ha recepito. V. Evita di fare supposizioni. Non proiettare i tuoi pensieri sugli altri, pensando di essere intelligente, credendo di sapere cosa pensano o supponendo che reagiranno in un modo o nell'altro. "Gli ho già detto tutto, come può essere così? Non capisco proprio." Certo che non capisci, perché hai supposto che lui avesse capito. Chi ti ha detto che aveva capito? Come giudichi se qualcuno ha capito? Semplice: dalla sua risposta. Quanto ha recepito? VI. Non fare supposizioni. Non proiettare i tuoi pensieri sugli altri, pensando di essere intelligente, credendo di sapere cosa pensano o supponendo che reagiranno in un modo o nell'altro. "Gli ho già detto tutto, come può essere così? Non capisco proprio." Certo che non capisci, perché hai supposto che lui avesse capito. Chi ti ha detto che aveva capito? Come giudichi se qualcuno ha capito? Semplice: dalla sua risposta."Ho spiegato tutto chiaramente, come possono reagire così? Proprio non capisco." Certo che non capisci, perché hai dato per scontato che avessero capito. Chi ti ha detto che avevano capito? Come fai a determinare se hanno capito? Semplice: chiedi loro di ripetere. Non chiedere mai: "Hai capito?" La risposta standard della maggior parte delle persone è: "Sì". E non chiedere mai: "Hai domande?" La risposta standard della maggior parte delle persone è: "No"."Non ha senso dirglielo, non accetterà mai di farlo". Su quali basi decidi per lui? Non glielo hai nemmeno chiesto, come puoi presumere che rifiuterà? Quindi non fare supposizioni, non tirare a indovinare. Se hai dei dubbi, verifica con la persona coinvolta. Chiunque guardi abbastanza serie televisive noterà che i conflitti interpersonali nelle trame, specialmente tra uomini e donne, spesso portano a situazioni del tipo "la persona che amo ha sposato qualcun altro". Queste situazioni sono quasi sempre causate da supposizioni errate.
"Capo, il responsabile della produzione non collabora con me. Quando provo a parlargliene, semplicemente non mi ascolta". Se fossi il capo, come risponderesti? So che molti manager o capi, dopo aver sentito una segnalazione del genere, convocherebbero il responsabile della produzione e lo interrogherebbero indirettamente o lo affronterebbero direttamente per scoprire la "verità", per poi dare istruzioni o proporre soluzioni. È efficace? Assolutamente no! Non solo è inefficace, ma le conseguenze possono essere gravi.Perché così tanti capi si ritrovano perennemente esausti? Se la sono cercata!
Perché ogni volta che la comunicazione si interrompe o sorgono conflitti, le parti coinvolte inevitabilmente cercano il capo, che poi si ritrova impantanato nella mediazione. La soluzione è in realtà piuttosto semplice: basta riunire entrambe le parti. Incoraggiarle a comunicare in modo efficace sulle "questioni di lavoro irrisolte", raggiungere un consenso e formulare una soluzione. Il capo deve solo partecipare alla discussione, offrendo guida o intervenendo quando necessario.