I. A harmonikus légkör a hatékony kommunikáció előfeltétele. Láttál már olyan vitát, amely pozitív eredménnyel zárult? Ha az érzelmek hatalmába kerülünk, impulzív és teljesen irracionális módon cselekszünk, nem tudjuk megoldani a problémákat. Amikor ismeretlen környezetben kommunikálunk másokkal, természetes védekező mechanizmusaink bekapcsolnak. A szívünk zárva marad, óvatosan választjuk meg a szavainkat, és az elménk nehezen tud bekapcsolódni egy ilyen feszült légkörbe. Hogyan lehet tehát harmonikus légkört teremteni?Mesélj egy könnyed viccet, beszélgess virágokról, holdfényről és hóról. Még jobb, ha találsz egy közös érdeklődési kört, amiről beszélgetni lehet. A nevetés közepette kialakul a harmónia. Ha érzelmi konfliktus alakul ki, szakítsd meg a beszélgetést, és tűzz ki egy időpontot a folytatásra. Végül is a hatoldalú tárgyalások évekig folytatódtak szakaszos tárgyalások formájában. II. A kommunikációs módszerek nem lehetnek merevek.
Mindenkinek megvannak a saját kommunikációs szokásai, stílusa vagy preferenciái. Ezért hányféle megközelítést alkalmaz, amikor azzal a „kommunikálhatatlan” személlyel foglalkozik? Nem reális elvárni, hogy a világon mindenki megértse a nyelvét. Például a multinacionális vállalatokban a kommunikációhoz gyakran angol nyelv szükséges. Ha olyan, saját kitalált kifejezéseket használ, amelyeket mások nem értenek, akkor alkalmazkodnia kell a kifejezésmódjához, különben soha nem fogják megérteni.Emlékeztető: fordítsd a figyelmedet befelé, és változtasd meg a saját kommunikációs megközelítésedet. Kísérletezz különböző módszerekkel. Magunkat megváltoztathatjuk, de másokat nem – hacsak ők maguk nem döntenek úgy, hogy megváltoznak. Harmadszor, adj másoknak egy kis teret. A kommunikáció nem csupán a beszédről szól, hanem a másik fél meghallgatásáról is. Mivel mindenki értékei eltérőek, a véleménykülönbségek elkerülhetetlenek.Próbáld megérteni a másik fél szándékát, vedd figyelembe a nézőpontját – lehet, hogy van benne valami. Kerüld az ésszerűtlen követeléseket, az elnyomást és a hatalomgyakorlást, mert ez csak felületes engedelmességet eredményez, valódi elfogadás nélkül. Az ilyen megközelítések csak kellemetlenséget szülnek, és a beszélgetés után minden fél teljesen lehangoltnak érzi magát. Negyedszer, a kommunikáció értéke a másik fél válaszában rejlik. „Túl alacsony a szintjük, egyszerűen nem értik, amit mondok.”Az igazság az, hogy a saját kifinomultságának hiánya akadályozza meg abban, hogy úgy fejezze ki magát, hogy a másik fél megértse. A kommunikáció célja a konszenzus kialakítása és a megértés elérése. Így a hatékony kifejezés egyetlen mércéje az, hogy a másik fél megérti-e az Ön szavait. Szeretem Önt, igazán szeretem, de lehet, hogy a másik fél azt mondja, nem érez semmit, vagy ragaszkodik ahhoz, hogy Ön egyáltalán nem szereti. A kommunikáció, akárcsak a romantika, nem dől el pusztán azért, mert Ön úgy gondolja, hogy egyértelműen kifejezte magát.A kommunikáció nem attól függ, hogy mennyire ékesszólóan beszélsz, sem attól, hogy mennyire logikusak vagy helyesek az érveid. A kommunikációban nincs jó vagy rossz, csak az, hogy eléri-e a célját. A hatékonyság meghatározó tényezője pedig a másik fél reakciója: mennyit fogott fel belőle. V. Kerüld a feltételezéseket. Ne vetítsd ki a saját gondolataidat másokra, ne hidd, hogy okos vagy, ne hidd, hogy tudod, mit gondolnak, és ne feltételezd, hogy így vagy úgy fognak reagálni. „Már mindent elmondtam neki – hogy lehet, hogy ilyen? Egyszerűen nem értem.” Természetesen nem érted, mert feltételezted, hogy ő megértette. Ki mondta neked, hogy megértette? Hogyan ítéled meg, hogy valaki megértette-e? Egyszerű: a reakciója alapján. Mennyit fogott fel belőle? VI. Ne feltételezz. Ne vetítsd ki a saját gondolataidat másokra, ne hidd, hogy okos vagy, ne hidd, hogy tudod, mit gondolnak, és ne feltételezd, hogy így vagy úgy fognak reagálni. „Már mindent elmond„Részletesen elmagyaráztam, hogyan reagálhatnak így? Egyszerűen nem értem.” Természetesen nem érted, mert feltételezted, hogy megértették. Ki mondta neked, hogy megértették? Hogyan állapítod meg, hogy megértették-e? Egyszerű: kérd meg őket, hogy ismételjék el. Soha ne kérdezd: „Megértetted?” A legtöbb ember szokásos válasza: „Igen.” És soha ne kérdezd: „Van kérdésed?” A legtöbb ember szokásos válasza: „Nincs.”„Nincs értelme elmondani neki, soha nem fog beleegyezni.” Mi alapján döntesz helyette? Még meg sem kérdezted – hogyan feltételezheted, hogy vissza fogja utasítani? Tehát ne feltételezz, ne találgass vakon. Ha kétségeid vannak, közvetlenül az illetővel tisztázd. Aki elég drámát néz, észreveszi, hogy a kitalált kapcsolatokban – különösen a romantikusakban – a „szerelmem mást vett feleségül” forgatókönyv mindig téves feltételezésekből fakad.
„Főnök, a gyártásvezető nem működik együtt velem. Amikor megpróbálom megbeszélni vele, egyszerűen nem hallgat rám.” Ha te lennél a főnök, hogyan reagálnál? Ismerek sok vezetőt vagy főnököt, akik ilyen információt hallva behívatnák a gyártásvezetőt, és vagy közvetve faggatnák, vagy közvetlenül szembesítenék vele, hogy kiderítsék az ügy „igazságát”. Ezután utasításokat adnának vagy megoldásokat javasolnának. Hatékony ez? Egyáltalán nem! Nem csak hatástalan, de a következményei is súlyosak lehetnek.Miért vannak olyan sok főnökök, akik állandóan kimerültek? Maguknak köszönhetik!
Mert amikor a kommunikáció megszakad vagy konfliktusok merülnek fel, az érintett felek elkerülhetetlenül a főnököt keresik fel, aki aztán belegabalyodik a közvetítésbe. A megoldás valójában nagyon egyszerű: egyszerűen össze kell hozni a feleket. Ösztönözni kell őket, hogy hatékonyan kommunikáljanak a „megoldatlan munkáról”, konszenzust érjenek el, és megoldást fogalmazzanak meg. A főnöknek csak részt kell vennie a megbeszélésen, és szükség esetén útmutatást vagy beavatkozást kell nyújtania.