I. Μια αρμονική ατμόσφαιρα είναι η προϋπόθεση για αποτελεσματική επικοινωνία. Έχετε δει ποτέ μια διαφωνία να έχει θετικό αποτέλεσμα; Όταν κάποιος παρασύρεται από τα συναισθήματα, ενεργεί παρορμητικά και εντελώς παράλογα, δεν μπορεί να επιλύσει τα προβλήματα. Όταν επικοινωνούμε με άλλους σε άγνωστα περιβάλλοντα, ενεργοποιούνται οι φυσικές μας άμυνες. Η καρδιά παραμένει κλειστή, οι λέξεις επιλέγονται με προσοχή και το μυαλό δυσκολεύεται να ασχοληθεί με μια τόσο τεταμένη ατμόσφαιρα. Πώς μπορεί λοιπόν κάποιος να καλλιεργήσει μια αρμονική ατμόσφαιρα;Μοιραστείτε ένα αστείο ή κάντε ευχάριστες κουβέντες για λουλούδια, το φως του φεγγαριού και το χιόνι. Ακόμα καλύτερα, βρείτε ένα κοινό ενδιαφέρον για να συζητήσετε. Μέσα στο γέλιο, αναδύεται η αρμονία. Όταν προκύπτει συναισθηματική σύγκρουση, κάντε μια παύση και προγραμματίστε μια συνέχεια της συζήτησης. Εξάλλου, οι εξαμερείς συνομιλίες προχώρησαν μέσω διακοπτόμενων διαπραγματεύσεων που διήρκεσαν αρκετά χρόνια. II. Οι μέθοδοι επικοινωνίας δεν πρέπει να είναι άκαμπτες.
Ο καθένας έχει τις δικές του συνήθειες, στυλ ή προτιμήσεις στην επικοινωνία. Επομένως, πόσες προσεγγίσεις χρησιμοποιείτε όταν επικοινωνείτε με εκείνο το «αδύνατο να επικοινωνήσετε» άτομο; Δεν είναι ρεαλιστικό να περιμένετε από όλους στον κόσμο να καταλαβαίνουν τη γλώσσα σας. Για παράδειγμα, σε πολυεθνικές εταιρείες, η επικοινωνία συχνά απαιτεί την χρήση της αγγλικής γλώσσας. Εάν χρησιμοποιείτε φράσεις που έχετε επινοήσει και που οι άλλοι δεν μπορούν να καταλάβουν, πρέπει να προσαρμόσετε τον τρόπο έκφρασής σας, διαφορετικά θα παραμείνουν ανίκανοι να καταλάβουν.Υπενθύμιση: εστιάστε την προσοχή σας προς τα μέσα και αλλάξτε τη δική σας προσέγγιση στην επικοινωνία. Δοκιμάστε διαφορετικές μεθόδους. Μπορούμε να αλλάξουμε τους εαυτούς μας, αλλά δεν μπορούμε να αλλάξουμε τους άλλους, εκτός αν αυτοί επιλέξουν να αλλάξουν. Τρίτον, αφήστε χώρο στους άλλους. Η επικοινωνία δεν αφορά μόνο το να μιλάτε, αλλά και το να ακούτε τον άλλο. Καθώς οι αξίες του καθενός διαφέρουν, οι διαφωνίες είναι αναπόφευκτες.Προσπαθήστε να κατανοήσετε το νόημά τους, να λάβετε υπόψη την οπτική τους – μπορεί να έχουν δίκιο. Αποφύγετε να επιβάλλετε παράλογες απαιτήσεις, να καταπιέζετε ή να ασκείτε εξουσία, καθώς αυτό δημιουργεί επιφανειακή συμμόρφωση χωρίς πραγματική αποδοχή. Τέτοιες προσεγγίσεις δημιουργούν μόνο δυσάρεστες καταστάσεις, αφήνοντας όλα τα μέρη να αισθάνονται απογοητευμένα μετά την ανταλλαγή απόψεων. Τέταρτον, η αξία της επικοινωνίας έγκειται στην ανταπόκριση του άλλου ατόμου. «Το επίπεδο τους είναι πολύ χαμηλό, απλά δεν μπορούν να καταλάβουν τι λέω».Στην πραγματικότητα, είναι η δική σας έλλειψη πολυπλοκότητας που σας εμποδίζει να εκφραστείτε με τρόπο που να μπορούν να κατανοήσουν. Ο σκοπός της επικοινωνίας είναι να δημιουργηθεί συναίνεση και να επιτευχθεί κατανόηση. Έτσι, η ποιότητα της έκφρασής σας μετριέται αποκλειστικά από την κατανόηση του άλλου ατόμου. Σας αγαπώ, πραγματικά, αλλά μπορεί να πουν ότι δεν νιώθουν τίποτα ή να επιμένουν ότι δεν τους αγαπάτε καθόλου. Η επικοινωνία, όπως και ο έρωτας, δεν επιλύεται απλώς και μόνο επειδή πιστεύετε ότι έχετε εκφραστεί με σαφήνεια.Η επικοινωνία δεν εξαρτάται από το πόσο εύγλωττος είσαι, ούτε από το πόσο λογικά ή σωστά είναι τα επιχειρήματά σου. Δεν υπάρχει σωστό ή λάθος στην επικοινωνία, μόνο το αν επιτυγχάνει τον σκοπό της. Και ο καθοριστικός παράγοντας της αποτελεσματικότητας είναι η αντίδραση του άλλου ατόμου: πόσο έχει καταλάβει. V. Αποφύγετε τις υποθέσεις. Μην προβάλλετε τις δικές σας σκέψεις στους άλλους, νομίζοντας ότι είστε έξυπνοι, πιστεύοντας ότι ξέρετε τι σκέφτονται ή υποθέτοντας ότι θα αντιδράσουν με τον έναν ή τον άλλο τρόπο. «Του έχω ήδη πει τα πάντα, πώς μπορεί να είναι έτσι; Απλά δεν καταλαβαίνω». Φυσικά και δεν καταλαβαίνετε, γιατί υποθέσατε ότι κατάλαβε. Ποιος σας είπε ότι κατάλαβε; Πώς κρίνετε αν κάποιος έχει καταλάβει; Απλό: από την αντίδρασή του. Πόσο κατάλαβε; VI. Μην κάνετε υποθέσεις. Μην προβάλλετε τις δικές σας σκέψεις στους άλλους, νομίζοντας ότι είστε έξυπνοι, πιστεύοντας ότι ξέρετε τι σκέφτονται ή υποθέτοντας ότι θα αντιδράσουν με τον έναν«Τους το εξήγησα λεπτομερώς, πώς μπόρεσαν να αντιδράσουν έτσι; Απλά δεν καταλαβαίνω». Φυσικά και δεν καταλαβαίνετε, γιατί υποθέσατε ότι κατάλαβαν. Ποιος σας είπε ότι το κατάλαβαν; Πώς μπορείτε να προσδιορίσετε αν κάποιος έχει καταλάβει; Απλό: ζητήστε του να το επαναλάβει. Ποτέ μην ρωτάτε: «Κατάλαβες;». Η τυπική απάντηση των περισσότερων ανθρώπων: «Ναι». Και ποτέ μην ρωτάτε: «Έχεις καμία ερώτηση;». Η τυπική απάντηση των περισσότερων ανθρώπων: «Όχι».«Δεν έχει νόημα να του το πεις, δεν θα συμφωνήσει ποτέ να το κάνει». Με ποια βάση αποφασίζεις για αυτόν; Δεν τον ρώτησες καν – πώς μπορείς να υποθέτεις ότι θα αρνηθεί; Μην κάνεις υποθέσεις, μην μαντεύεις τυφλά. Αν έχεις αμφιβολίες, επιβεβαίωσέ τις με το άτομο που εμπλέκεται. Όποιος παρακολουθεί αρκετά τηλεοπτικά δράματα θα παρατηρήσει ότι οι διαπροσωπικές συγκρούσεις σε αυτές τις πλοκές – ειδικά μεταξύ ανδρών και γυναικών – συχνά οδηγούν σε σενάρια όπως «αυτός που αγαπώ παντρεύτηκε κάποιον άλλο». Αυτά είναι σχεδόν πάντα το αποτέλεσμα λανθασμένων υποθέσεων.
«Αφεντικό, ο διευθυντής παραγωγής δεν συνεργάζεται με τη δουλειά μου. Όταν προσπαθώ να το συζητήσω, απλά δεν ακούει». Αν ήσασταν ο αφεντικό, πώς θα αντιδρούσατε; Ξέρω ότι πολλοί διευθυντές ή αφεντικά, όταν ακούνε τέτοιες πληροφορίες, καλούν τον διευθυντή παραγωγής και είτε τον ρωτούν έμμεσα είτε τον αντιμετωπίζουν άμεσα για να ανακαλύψουν την «αλήθεια» και στη συνέχεια δίνουν οδηγίες ή λύσεις. Είναι αποτελεσματικό αυτό; Καθόλου! Όχι μόνο είναι αναποτελεσματικό, αλλά οι συνέπειες μπορεί να είναι σοβαρές.Γιατί τόσοι πολλοί προϊστάμενοι βρίσκονται σε διαρκή εξάντληση; Το έχουν προκαλέσει οι ίδιοι!
Επειδή κάθε φορά που η επικοινωνία διακόπτεται ή προκύπτουν συγκρούσεις, τα εμπλεκόμενα μέρη αναπόφευκτα αναζητούν τον προϊστάμενο, ο οποίος στη συνέχεια εμπλέκεται σε διαμεσολάβηση. Η λύση είναι στην πραγματικότητα αρκετά απλή: απλά φέρτε τα δύο μέρη μαζί. Ενθαρρύνετέ τα να επικοινωνήσουν αποτελεσματικά σχετικά με την «ανεκτέλεστη εργασία», να καταλήξουν σε συναίνεση και να διατυπώσουν μια λύση. Ο προϊστάμενος χρειάζεται μόνο να παραστεί στη συζήτηση, προσφέροντας καθοδήγηση ή παρεμβαίνοντας όταν είναι απαραίτητο.