I. En harmonisk atmosfære er en forudsætning for effektiv kommunikation. Har du nogensinde været vidne til en diskussion, der har ført til et positivt resultat? Når man er fanget i sine følelser og handler impulsivt og fuldstændig irrationelt, kan man ikke løse problemer. Når vi kommunikerer med andre i ukendte omgivelser, træder vores naturlige forsvar i kraft. Hjerterne forbliver lukkede, ordene vælges med forsigtighed, og sindet kæmper for at engagere sig i en så anspændt atmosfære. Hvordan skaber man så en harmonisk atmosfære?Del en munter vittighed eller udveksle høfligheder om blomster, måneskin og sne. Endnu bedre er det at finde et fælles interesseområde at diskutere. Midt i latteren opstår harmoni. Når der opstår følelsesmæssige konflikter, skal man holde en pause og planlægge en opfølgende diskussion. De sekspartsforhandlinger skred trods alt frem gennem intermitterende forhandlinger over flere år. II. Kommunikationsmetoder må ikke være rigide.
Alle har iboende kommunikationsvaner, -stile eller -præferencer. Hvor mange tilgange bruger du derfor, når du kommunikerer med den person, som er "umulig at kommunikere med"? Det er urealistisk at forvente, at alle i verden forstår dit sprog. I multinationale virksomheder kræver kommunikation for eksempel ofte engelsk. Hvis du bruger selvopfundne udtryk, som andre ikke kan forstå, skal du tilpasse dit sprog, ellers vil de aldrig forstå dig.En påmindelse: Flyt dit fokus indad og ændr din egen kommunikationsmetode. Eksperimenter med forskellige metoder. Vi kan ændre os selv, men vi kan ikke ændre andre – medmindre de vælger at ændre sig selv. For det tredje skal du give andre lidt plads. Kommunikation handler ikke kun om at tale, men også om at lytte til den anden person. Da alles værdier er forskellige, er meningsforskelle uundgåelige.Forsøg at forstå deres mening og se tingene fra deres perspektiv – de kan have gyldige argumenter. Undgå at stille urimelige krav, undertrykke eller udøve autoritet, da dette skaber overfladisk eftergivenhed uden ægte accept. Sådanne tilgange skaber kun ubehag og efterlader alle parter med en følelse af modløshed efter samtalen. For det fjerde ligger kommunikationens værdi i den anden persons reaktion. "Deres niveau er for lavt til at forstå, hvad jeg siger"I virkeligheden er det din egen manglende sofistikering, der forhindrer dig i at udtrykke dig på en måde, de kan forstå. Formålet med kommunikation er at skabe konsensus og opnå forståelse. Derfor måles kvaliteten af dit udtryk udelukkende på den anden persons forståelse. Jeg elsker dig, det gør jeg virkelig, men de siger måske, at de ikke føler noget, eller insisterer på, at du slet ikke elsker dem. Kommunikation, ligesom romantik, er ikke afgjort, blot fordi du tror, du har gjort dig selv klar.Kommunikation afhænger ikke af, hvor veltalende du er, eller hvor logiske eller korrekte dine argumenter er. Der er ikke noget rigtigt eller forkert i kommunikation – kun om den opfylder sit formål. Og den afgørende faktor for effektiviteten er den anden persons reaktion: hvor meget de har forstået. V. Undgå at gøre antagelser. Projektér ikke dine egne tanker på andre, fordi du tror, du er klog, tror, du ved, hvad de tænker, eller antager, at de vil reagere på en bestemt måde. "Jeg har allerede fortalt ham alt – hvordan kan han være sådan? Jeg forstår det bare ikke." Selvfølgelig forstår du det ikke, fordi du antog, at han forstod det. Hvem har sagt, at han forstod det? Hvordan vurderer du, om nogen har forstået det? Simpelt: ved deres reaktion. Hvor meget har de forstået? VI. Gør ikke antagelser. Projektér ikke dine egne tanker på andre, fordi du tror, du er klog, tror, du ved, hvad de tænker, eller antager, at de vil reagere på en bestemt måde. "Jeg har allerede fortalt ham alt – hvordan kan han være sådan? Jeg forstår det bare ikke." Selvfølgelig forstår du det ikke, fordi du antog, at han for"Jeg forklarede det grundigt, hvordan kan de reagere sådan? Jeg forstår det simpelthen ikke." Selvfølgelig forstår du det ikke, fordi du antog, at de forstod det. Hvem sagde, at de forstod det? Hvordan afgør du, om nogen har forstået det? Simpelt: Bed dem om at gentage det. Spørg aldrig: "Har du forstået det?" De fleste menneskers standardrespons: "Ja." Og spørg aldrig: "Har du nogle spørgsmål?" De fleste menneskers standardrespons: "Nej.""Der er ingen grund til at fortælle ham det, han vil aldrig gå med til det." På hvilket grundlag beslutter du for ham? Du har ikke engang spurgt – hvordan kan du være sikker på, at han ikke vil gå med til det? Så lad være med at antage ting, lad være med at gætte blindt. Hvis du er i tvivl, så tjek det med den anden person. Enhver, der ser nok tv-dramaer, vil bemærke, at de interpersonelle relationer i handlingerne, især mellem mænd og kvinder, ofte fører til situationer som "den, jeg elsker, giftede sig med en anden" – alt sammen på grund af forkerte antagelser.
"Chef, produktionschefen samarbejder ikke med mig. Når jeg prøver at diskutere det, vil han simpelthen ikke lytte." Hvis du var chefen, hvordan ville du så reagere? Jeg kender mange ledere eller chefer, der, når de hører sådan noget, ville kalde produktionschefen ind og enten indirekte udspørge ham eller konfrontere ham direkte for at afdække "sandheden" om sagen. Derefter ville de give instrukser eller foreslå løsninger. Er det effektivt? Overhovedet ikke! Det er ikke kun ineffektivt, men konsekvenserne kan også være alvorlige.Hvorfor er så mange chefer konstant udmattede? De har selv været skyld i det!
For når kommunikationen bryder sammen eller der opstår konflikter, vil de involverede parter uundgåeligt søge hen til chefen, som derefter bliver fanget i mægling. Løsningen er faktisk ret enkel: Bring blot begge parter sammen. Lad dem kommunikere effektivt for at nå til enighed om den "fastlåste opgave" og selv finde en løsning. Chefen behøver kun at sidde med i diskussionen og tilbyde vejledning eller gribe ind, når det er nødvendigt.