I. Harmonická atmosféra je předpokladem pro efektivní komunikaci.
Viděli jste někdy hádku, která vedla k pozitivnímu výsledku? Když se necháme unést emocemi, jednáme impulzivně a zcela iracionálně, nemůžeme problémy vyřešit. Při komunikaci s ostatními v neznámém prostředí se aktivuje naše přirozená obrana. Srdce zůstávají uzavřená, slova volíme opatrně a mysl se v takové napjaté atmosféře těžko soustředí. Jak tedy vytvořit harmonickou atmosféru?Podělte se o vtipnou anekdotu nebo si povídejte o květinách, měsíčním svitu a sněhu. Ještě lepší je najít společné téma k diskusi. Mezi smíchem se rodí harmonie. Když dojde k emocionálnímu konfliktu, zastavte se a naplánujte další diskusi. Koneckonců, šestistranné rozhovory postupovaly prostřednictvím přerušovaných jednání v průběhu několika let.
II. Komunikační metody nesmí být rigidní.
Každý má své vlastní komunikační návyky, styly nebo preference. Kolik přístupů tedy používáte při komunikaci s osobou, se kterou je „nemožné komunikovat“? Očekávat, že všichni na světě budou rozumět vašemu jazyku, je nereálné. Například v nadnárodních společnostech je pro komunikaci často nutná angličtina. Pokud používáte vlastní vymyšlené fráze, kterým ostatní nerozumí, musíte přizpůsobit svůj výraz, jinak vám nebudou rozumět.Připomínka: zaměřte se na sebe a změňte svůj vlastní komunikační přístup. Vyzkoušejte různé metody. Můžeme změnit sami sebe, ale nemůžeme změnit ostatní – pokud se sami nerozhodnou změnit. Za třetí, dejte ostatním prostor. Komunikace není jen o mluvení, ale také o naslouchání druhému. Protože hodnoty každého člověka se liší, střety názorů jsou nevyhnutelné.Snažte se pochopit jejich význam a podívejte se na věci z jejich perspektivy – mohou mít platné argumenty. Vyhněte se kladení nepřiměřených požadavků, potlačování nebo uplatňování autority, protože to vede k povrchnímu souhlasu bez skutečného přijetí. Takové přístupy pouze podporují nepříjemné pocity a po výměně názorů zanechávají všechny strany zcela skleslé. Za čtvrté, hodnota komunikace spočívá v reakci druhé osoby. „Jejich úroveň je příliš nízká, aby pochopili, co říkám.“Ve skutečnosti je to vaše vlastní nedostatečná sofistikovanost, která vám brání vyjádřit se způsobem, kterému by rozuměli. Účelem komunikace je dosáhnout konsensu a porozumění. Kvalita vašeho vyjádření se tedy měří výhradně podle porozumění druhé osoby. Miluji vás, opravdu, ale oni mohou říci, že nic necítí, nebo trvat na tom, že je vůbec nemilujete. Komunikace, stejně jako romantika, není vyřešena pouze proto, že si myslíte, že jste se vyjádřili jasně.Komunikace nezávisí na tom, jak výmluvně mluvíte, ani na tom, jak logické nebo správné jsou vaše argumenty. V komunikaci neexistuje správné nebo špatné – jde pouze o to, zda dosahuje svého účelu. A rozhodujícím faktorem účinnosti je reakce druhé osoby: kolik z toho přijala.
V. Vyhněte se domněnkám.
Nepřisuzujte druhým své vlastní myšlenky, nemyslete si, že jste chytří, nevěřte, že víte, co si myslí, a nepředpokládejte, že budou reagovat tak či onak.
„Už jsem mu všechno řekl – jak může být takový? Prostě tomu nerozumím.“ Samozřejmě tomu nerozumíte, protože jste předpokládali, že on tomu rozumí. Kdo vám řekl, že tomu rozumí? Jak posoudíte, zda někdo něčemu rozumí? Jednoduše: posuďte jeho reakci. Kolik z toho přijal?
VI. Nedělejte si domněnky.
Nepřisuzujte druhým své vlastní myšlenky, nemyslete si, že jste chytří, nevěřte, že víte, co si myslí, a nepředpokládejte, že budou reagovat tak či onak.
„Vysvětlil jsem to důkladně, jak mohou reagovat takhle? Prostě tomu nerozumím.“ Samozřejmě, že tomu nerozumíte, protože jste předpokládal, že oni tomu rozumí. Kdo vám řekl, že tomu rozumí? Jak zjistíte, zda někdo rozumí? Jednoduše: požádejte ho, aby to zopakoval. Nikdy se neptejte: „Rozumíte?“ Většina lidí odpoví: „Ano.“ A nikdy se neptejte: „Máte nějaké otázky?“ Většina lidí odpoví: „Ne.“„Nemá smysl mu to říkat, nikdy s tím nebude souhlasit.“ Na základě čeho za něj rozhodujete? Ani jste se ho nezeptali – jak můžete předpokládat, že odmítne? Nedělejte tedy předpoklady, nehádejte naslepo. Pokud máte pochybnosti, ověřte si je u dotyčné osoby. Každý, kdo sleduje dost televizních dramat, si všimne, že mezilidské konflikty v těchto příbězích – zejména mezi muži a ženami – často vedou k scénářům typu „ten, koho miluji, si vzal někoho jiného“. Ty jsou téměř vždy výsledkem nesprávných předpokladů.
„Šéfe, výrobní manažer nespolupracuje na mé práci. Když se s ním snažím o tom mluvit, prostě mě neposlouchá.“ Kdybyste byli šéfem, jak byste reagovali? Vím, že mnoho manažerů nebo šéfů by po vyslechnutí takové informace zavolalo výrobního manažera a buď by se ho nepřímo vyptávalo, nebo by ho přímo konfrontovalo, aby odhalilo „pravdu“ o celé záležitosti. Poté by vydalo pokyny nebo navrhlo řešení. Je to efektivní? Vůbec ne! Nejenže je to neefektivní, ale následky mohou být závažné.Proč je tolik šéfů neustále vyčerpaných? Sami si to způsobili!
Protože kdykoli dojde k narušení komunikace nebo ke konfliktu, zúčastněné strany se nevyhnutelně obrátí na šéfa, který se pak zaplete do zprostředkování. Řešení je vlastně docela jednoduché: stačí obě strany přivést k sobě. Nechte je efektivně komunikovat, aby dosáhly shody ohledně „zaseknutého úkolu“ a samy vymyslely řešení. Šéf musí pouze sedět u diskuse a v případě potřeby poskytovat rady nebo zasáhnout.