I. Хармоничната атмосфера е предпоставка за ефективна комуникация.
Виждали ли сте някога спор, който да доведе до положителен резултат? Когато сме обзети от емоции, действаме импулсивно и напълно ирационално, не можем да решим проблемите. Когато общуваме с други хора в непозната обстановка, естествените ни защитни механизми се задействат. Сърцата ни остават затворени, думите се подбират с внимание, а умът ни се бори да се включи в такава напрегната атмосфера. Как тогава да създадем хармонична атмосфера?Споделете лека шега, разговаряйте за цветя, лунна светлина и сняг. Още по-добре, намерете обща тема за разговор. Сред смях се ражда хармония. Когато възникне емоционален конфликт, направете пауза и насрочете последваща дискусия. В края на краищата, шестстранните преговори продължиха с прекъсвания в продължение на години.
Всеки човек има свои комуникационни навици, стил или предпочитания. Затова, колко подхода използвате, когато общувате с човек, с когото е „невъзможно да се общува”? Не е реалистично да очаквате, че всички хора по света разбират вашия език. Например, в мултинационалните корпорации комуникацията често изисква английски език. Ако използвате измислени от вас изрази, които другите не разбират, трябва да адаптирате изразяването си, в противен случай те никога няма да ви разберат.Напомняне: пренасочете фокуса си навътре и променете своя подход към комуникацията. Експериментирайте с различни методи. Можем да променим себе си, но не можем да променим другите – освен ако те сами не решат да се променят. Трето, дайте на другите малко пространство. Комуникацията не е само говорене, тя включва и слушане на другия човек. Тъй като ценностите на всеки са различни, сблъсъците на мнения са неизбежни.Опитайте се да разберете смисъла им, обмислете тяхната гледна точка – може да имат валидни аргументи. Избягвайте да налагате неразумни изисквания, потискане или упражняване на власт, тъй като това води до повърхностно съгласие без истинско приемане. Такива подходи само пораждат неприятности, като оставят всички страни напълно обезкуражени след разговора. Четвърто, стойността на комуникацията се крие в отговора на другия човек. „Техният калибър е твърде нисък; те просто не могат да разберат какво казвам.“Всъщност, вашата собствена липса на изтънченост ви пречи да се изразите по начин, който те могат да разберат. Целта на комуникацията е да се постигне консенсус и да се спечели разбиране. По този начин качеството на вашето изразяване се измерва единствено с разбирането на другия човек. Аз ви обичам, наистина, но те може да кажат, че не чувстват нищо, или да настояват, че изобщо не ги обичате. Комуникацията, подобно на романтиката, не се решава само защото вие вярвате, че сте се изразили ясно.Комуникацията не зависи от това колко красноречиво говорите, нито от това колко логични или правилни са вашите аргументи. В комуникацията няма правилно или погрешно – има само дали тя постига целта си. А определящият фактор за ефективността е реакцията на другия човек: колко е разбрал.
V. Избягвайте да правите предположения.
Не проецирайте собствените си мисли върху другите, мислейки си, че сте умни, вярвайки, че знаете какво мислят, или предполагайки, че ще реагират по един или друг начин.
„Вече му казах всичко – как може да е така? Просто не разбирам.“ Разбира се, че не разбирате, защото сте предположили, че той е разбрал. Кой ви каза, че е разбрал? Как преценявате дали някой е разбрал? Просто: преценете реакцията му. Колко е разбрал?
VI. Не правете предположения.
Не проецирайте собствените си мисли върху другите, мислейки си, че сте умни, вярвайки, че знаете какво мислят, или предполагайки, че ще реагират по един или друг„Обясних го подробно, как може да реагират така? Просто не разбирам.“ Разбира се, че не разбирате, защото сте предположили, че те са разбрали. Кой ви е казал, че са го разбрали? Как определяте дали някой е разбрал? Просто: помолете го да го повтори. Никога не питайте: „Разбрахте ли?“ Стандартният отговор на повечето хора: „Да.“ И никога не питайте: „Имате ли въпроси?“ Стандартният отговор на повечето хора: „Не.“„Няма смисъл да му казвам, той никога няма да се съгласи да го направи.“ На какво основание решавате вместо него? Дори не сте попитали – как можете да сте сигурни, че няма да се съгласи? Затова не правете предположения, не гадайте на сляпо. Ако имате съмнения, проверете ги с другия човек. Всеки, който гледа достатъчно телевизионни сериали, ще забележи, че междуличностните отношения в сюжетите, особено между мъже и жени, често водят до ситуации като „човекът, когото обичам, се ожени за друг“ – и всичко това заради погрешни предположения.
„Шефе, производственият мениджър не сътрудничи на работата ми. Когато се опитвам да обсъдим въпроса, той просто не ме слуша.“ Ако бяхте шеф, как бихте реагирали? Знам, че много мениджъри или шефове, като чуят такава информация, биха извикали производствения мениджър и биха го разпитвали косвено или биха го конфронтирали директно, за да разкрият „истината“ по въпроса. След това биха дали инструкции или предложили решения. Ефективно ли е това? Изобщо не! Не само че е неефективно, но и последствията могат да бъдат тежки.Защо толкова много шефове се чувстват постоянно изтощени? Те сами са си го причинили!
Защото винаги, когато комуникацията се прекъсне или възникнат конфликти, засегнатите страни неизбежно търсят шефа, който след това се затъва в посредничество. Решението всъщност е доста просто: просто съберете двете страни. Насърчете ги да общуват ефективно за „нерешената работа“, да постигнат консенсус и да формулират решение. Шефът трябва само да присъства на дискусията, като предлага насоки или се намесва, когато е необходимо.