I. Vermijd het gebruik van campagnes als motivatie
Velen zien campagnes als motivatiemiddelen. Deze zorgen vaak voor een storm die snel weer overwaait. Een golf van activiteit verdwijnt snel in het niets. Of het nu gaat om campagnes voor etiquette, hygiëne, literaire inspanningen, suggesties of kwaliteitsverbetering, ze blijven slechts formaliteiten. Voor de Chinezen blijken dergelijke formalistische benaderingen het minst effectief.
De Chinese cultuur hecht waarde aan inhoud. Motivatie moet worden ingebed in dagelijkse routines om gewoontes te cultiveren die blijvende praktijken worden. Campagnes zijn doorgaans afhankelijk van voorvechters die het aanvankelijke enthousiasme aanwakkeren. Wanneer hun focus afneemt, verdwijnt het momentum. Dergelijke campagnes mislukken steevast na verloop van tijd.
II. Vermijd het willekeurig scheppen van precedenten op het gebied van motivatie
Hoewel motivatie niet rigide aan conventies moet vasthouden, moet ze zich aanpassen aan de omstandigheden om de beste resultaten te bereiken. De grootste valkuil bij motivatie is echter het willekeurig scheppen van precedenten. Zoals het gezegde luidt: "Het is moeilijk om de deur naar deugdzaamheid te openen." Als anderen dit voorbeeld volgen, kan dit leiden tot onhoudbare praktijken, waardoor men spijt krijgt van de oorspronkelijke beslissing.
Managers die besluitvaardigheid willen tonen, kunnen zonder grondig overleg snel akkoord gaan. Als de belofte eenmaal is gedaan, voelen ze zich uit beleefdheid verplicht om deze na te komen, zelfs als ze zich bewust zijn van de tekortkomingen ervan, waardoor de fout nog groter wordt.
Daadkracht betekent niet dat je overhaaste beloften doet, maar dat je volhardt als je eenmaal een beslissing hebt genomen. Daarom is zorgvuldige afweging voorafgaand aan een toezegging essentieel om te voorkomen dat je in een onhoudbare positie terechtkomt. Wanneer managers gewend zijn precedenten te scheppen, kunnen ondergeschikten situaties creëren waarin ze onbewust in de val lopen. Enthousiast instemmen in het heetst van de strijd leidt vaak tot bittere spijt achteraf.
Niemand mag willekeurig precedenten scheppen. Dit is de eerste stap in het cultiveren van institutioneel bewustzijn en het tot stand brengen van een geest van gezagsgetrouw gedrag. Het streven naar innovatie en verandering moet volgens wettelijke procedures verlopen.
III. Vermijd grootspraak bij het geven van incentives
Wanneer er eindelijk middelen worden toegewezen voor incentives, bestaat de neiging om er een groot spektakel van te maken, zodat iedereen ervan op de hoogte is en de uitgaven gerechtvaardigd zijn. Deze mentaliteit van grootspraak werkt vaak averechts en ondermijnt de effectiviteit van de incentive.
Degenen die aan dergelijke grootse vertoningen worden onderworpen, voelen zich onvermijdelijk als apen die voor het vermaak van anderen worden tentoongesteld. Onder de toeschouwers zijn er sommigen die genieten van het spektakel, terwijl anderen het onsmakelijk vinden. Sommigen raken gemotiveerd, anderen juist gedemotiveerd. Voor de organisatie als geheel zijn de voor- en nadelen in evenwicht.
IV. Incentives mogen niet afwijken van de doelstellingen van de groep
Doelstellingen dienen als gemeenschappelijke norm voor incentives en zorgen voor eerlijkheid. Alle incentives moeten in overeenstemming zijn met deze doelstellingen. Dit toont op zijn minst aan dat managers zonder persoonlijke vooringenomenheid handelen en beloningen toekennen op basis van de behoeften van de organisatie in plaats van individuele voorkeuren, waardoor het talent optimaal wordt benut. Gedrag dat afwijkt van de doelstellingen mag niet alleen niet worden beloond, maar moet ook actief worden gecorrigeerd, waarbij de inspanningen worden gericht op collectieve doelen om de eenheid van doel en de kracht van samenwerking te bevorderen.
Afwijkingen van collectieve doelstellingen mogen niet worden beloond, om te voorkomen dat dergelijke centrifugale krachten steeds sterker worden. Bij het motiveren van ondergeschikten moeten managers hen begeleiden naar zelfcorrectie, waarbij ze hun energie richten op gezamenlijke doelen en het vervullen van hun taken.
Als een manager acties beloont die afwijken van de doelstellingen, zullen ondergeschikten dit opvatten als stilzwijgende goedkeuring van willekeurig gedrag. Bijgevolg zullen zij ernaar streven de voorkeuren van de manager te doorgronden en bij hem in een goed blaadje te komen om persoonlijke voordelen te behalen. Zodra dergelijke praktijken ingeburgerd raken, creëren zij een omgeving waarin opportunisten gedijen, wat onvermijdelijk de verwezenlijking van overkoepelende doelstellingen ondermijnt.
V. Effectieve communicatie mag niet over het hoofd worden gezien bij motivatie
Bij communicatie is het verstandig om rekening te houden met de gevoelens van derden om te voorkomen dat anderen onbedoeld worden beledigd. Zo kan bijvoorbeeld overmatige aandacht voor één persoon bij anderen wrevel oproepen. Daarom moet, of er nu individueel of collectief wordt gecommuniceerd, de aanpak zorgvuldig worden gekozen en moet worden nagedacht over geschikte tussenpersonen om complicaties en onnodige repercussies te voorkomen die de effectiviteit van de motivatie verminderen.
Motivatie moet worden overgebracht door middel van passende communicatie om wederzijds begrip en positieve resonantie te bevorderen. Als een bedrijf bijvoorbeeld van plan is partij A te belonen met een draagbare televisie zonder hen te raadplegen, en blijkt dat partij A er een week eerder al een heeft gekocht, dan veroorzaakt dit aanzienlijk ongemak, zelfs als er een ruil voor andere apparaten van een bepaalde fabrikant wordt aangeboden.