I. Kerülje a kampányok motivációs eszközként való használatát
Sokan kedvelik a kampányokat motivációs eszközként. Ezek azonban gyakran csak egy szélrohamként fújnak át, és csak egy pillanatnyi izgalmat hagynak maguk után, mielőtt a semmibe vesznek. Legyen szó illemtan-kampányokról, tisztasági akciókról, írói kezdeményezésekről, javaslattételi programokról vagy minőségjavító mozgalmakról – mindannyian puszta formalitássá válnak. A kínaiak számára az ilyen formalista megközelítések a legkevésbé hatékonyak.
A kínaiak a tartalmat értékelik. A motivációt be kell ágyazni a mindennapi rutinba, hogy olyan szokások alakuljanak ki, amelyek tartós gyakorlatokká válnak. A kampányok mindig bajnokokra támaszkodnak. Amikor ezek a bajnokok fenntartják a figyelmet, a lelkesedés is megmarad; amikor a figyelem lanyhul, a kampány is elhalványul. Az ilyen kampányok soha nem tartanak ki – ez újra és újra beigazolódik.
II. Kerüljük a motiváció terén az önkényes precedensek létrehozását
A motiváció nem lehet mereven hagyományos, hanem alkalmazkodnia kell a körülményekhez. A legnagyobb buktató azonban az önkényes precedensek létrehozása. Ahogy a mondás tartja: „A jó cselekedetek nehezen indulnak el” – attól tartva, hogy mások is követni fogják, ami fenntarthatatlan eredményekhez vezet, később megbánhatjuk az első lépést.
A határozottságot bizonyítani kívánó vezetők könnyen beleegyezhetnek alapos megfontolás nélkül. Miután megígérték, udvariasságból kötelességüknek érzik, hogy betartsák az ígéretet, még akkor is, ha tisztában vannak annak hibáival, ezáltal tovább súlyosbítva a hibát.
A határozottság nem azt jelenti, hogy meggondolatlan ígéreteket teszünk, hanem azt, hogy kitartunk a döntésünk mellett. Ezért elengedhetetlen a gondos mérlegelés, mielőtt elkötelezzük magunkat, hogy ne kerüljünk tarthatatlan helyzetbe. Ha a vezetők rendszeresen teremtenek precedenseket, az alkalmazottak olyan helyzeteket hozhatnak létre, amelyek akaratlanul is csapdába ejtik őket. A pillanat hevében való lelkes beleegyezés gyakran keserű megbánáshoz vezet később.
Senki sem hozhat önkényesen precedenseket. Ez az első lépés az intézményi tudatosság kialakításában és a törvénytisztelő magatartás szellemének megteremtésében. Az innováció és a változás keresése törvényes eljárásoknak kell, hogy kövesse.
III. Kerüljük a nagyzolást az ösztönzés során
Amikor végre elkülönítik az ösztönzésre szánt forrásokat, hajlamosak vagyunk nagy hűhót csapni körülötte, hogy mindenki tudjon róla, és így igazoljuk a kiadást. Ez a nagyzolási mentalitás gyakran visszaüthet az ösztönzésre.
Azok, akik ilyen nagy gesztusok tárgyát képezik, elkerülhetetlenül úgy érzik magukat, mint majmok, akiket mások szórakoztatására vonultatnak fel. A nézők közül néhányan élvezik a látványt, mások viszont ízléstelennek tartják. Míg egyesek motiváltak lesznek, mások demotiválódnak. A szervezet egészét tekintve a nyereség és a veszteség egyensúlyban van.
IV. Az ösztönzők nem térhetnek el a csoport céljaitól
A célok az ösztönzők közös mércéjeként szolgálnak, biztosítva a méltányosságot. Minden ösztönzőnek összhangban kell lennie ezekkel a célokkal. Ez azt mutatja, hogy a vezetők pártatlanul járnak el, nem részesítik előnyben az egyéneket személyes preferenciáik alapján, hanem a szervezet igényeit helyezik előtérbe a tehetségek maximális kihasználása érdekében. A céloktól eltérő magatartást nem szabad jutalmazni, hanem korrigálni kell, hogy az erőfeszítések a kollektív célok felé irányuljanak, elősegítve a célok egységét és az együttműködést.
A kollektív céloktól való eltéréseket nem szabad ösztönözni, nehogy az ilyen centrifugális erők egyre erősebbé váljanak. A beosztottak motiválásakor a vezetőknek az önszabályozásra kell ösztönözniük őket, energiájukat a közös célok felé irányítva és feladataik teljesítésére ösztönözve őket.
Ha a vezető a céloktól eltérő cselekedeteket jutalmazza, az alárendeltjei ezt a önkényes magatartás hallgatólagos jóváhagyásának tekinthetik. Következésképpen arra összpontosíthatnak, hogy megismerjék a vezető preferenciáit, és kedvében járjanak, hogy személyes előnyöket szerezzenek. Ha az ilyen gyakorlatok meggyökeresednek, olyan környezetet teremtenek, amelyben az opportunisták virágoznak, és ez elkerülhetetlenül aláássa az átfogó célok elérését.
V. A hatékony kommunikációt nem szabad figyelmen kívül hagyni a motiváció során
A kommunikáció során célszerű figyelembe venni harmadik felek érzéseit, hogy ne sértsünk meg véletlenül másokat. Például ha túlzott figyelmet szentelünk egy személynek, az másokban haragot válthat ki. Ezért mind az egyéni, mind a kollektív kommunikáció során gondosan kell megválasztani a megközelítést, és meg kell fontolni a megfelelő közvetítőket, hogy elkerüljük a komplikációkat és a motiváció hatékonyságát csökkentő felesleges következményeket.
A motivációt megfelelő kommunikációval kell közvetíteni, hogy elősegítsük a kölcsönös megértést és a pozitív visszhangot. Például, ha egy vállalat A felet hordozható televízióval kívánja megjutalmazni anélkül, hogy konzultálna vele, és kiderül, hogy A fél egy héttel korábban vásárolt egyet – még akkor is, ha felajánlják, hogy más, egy meghatározott gyártó által gyártott készülékre cseréli –, ez jelentős kellemetlenséget okoz.