I. Vältä kampanjoiden käyttöä motivaationa
Monet suosivat kampanjoita motivaatiovälineinä. Nämä luovat usein pyörremyrskyn, joka laantuu nopeasti. Kiihkeä toiminta hiipuu nopeasti tyhjiin. Olivatpa kampanjat sitten koskeneet etikettiä, siisteyttä, kirjallisuutta, ehdotuksia tai laadun parantamista, ne jäävät pelkäksi muodollisuudeksi. Kiinalaisille tällaiset muodolliset lähestymistavat ovat vähiten tehokkaita.
Kiinalaiset arvostavat sisältöä. Motivaatio on sisällytettävä päivittäisiin rutiineihin, jotta voidaan kehittää kestäviä tapoja. Kampanjat ovat aina riippuvaisia edelläkävijöistä. Kun edelläkävijät pysyvät keskittyneinä, innostus seuraa; kun heidän huomionsa hiipuu, kampanja hiipuu. Tällaiset kampanjat eivät koskaan kestä – tämä on todistettu yhä uudelleen.
II. Vältä mielivaltaisten motivaatioperiaatteiden asettamista
Motivaation ei tarvitse olla jäykkää ja perinteistä, vaan sen tulisi mukautua olosuhteisiin. Suurin sudenkuoppa on kuitenkin mielivaltaisten periaatteiden asettaminen. Kuten sanonta kuuluu, "hyviä tekoja on vaikea aloittaa" – peläten, että muut seuraavat esimerkkiä, mikä johtaa kestämättömiin tuloksiin, voi myöhemmin katua alkuperäistä tekoa.
Johtajat, jotka haluavat osoittaa päättäväisyyttä, voivat suostua helposti ilman perusteellista harkintaa. Kun lupaus on annettu, he tuntevat velvollisuudekseen kunnioittaa sitä kohteliaisuudesta, vaikka olisivatkin tietoisia sen puutteista, mikä pahentaa virhettä.
Päättäväisyys ei tarkoita hätiköityjen lupausten antamista, vaan päätöksestä kiinni pitämistä. Siksi on välttämätöntä harkita asiaa huolellisesti ennen sitoutumista, jotta ei jouduta kestämättömään tilanteeseen. Kun johtajat luovat tapana luoda ennakkotapauksia, alaiset voivat luoda tilanteita, jotka tahattomasti saattavat heidät ansaan. Innostunut suostuminen hetken mielijohteesta johtaa usein katkeran katumuksen jälkeen.
Kukaan ei saisi tehdä mielivaltaisia poikkeuksia. Tämä on ensimmäinen askel institutionaalisen tietoisuuden kehittämisessä ja lain noudattamisen hengen vakiinnuttamisessa. Innovaatioiden ja muutosten tavoittelun on noudatettava laillisia menettelyjä.
III. Vältä näyttävyyttä kannustimia annettaessa
Kun varat kannustimiin on lopulta osoitettu, on taipumus tehdä siitä suuri spektaakkeli, jotta kaikki tietävät siitä ja kulut voidaan perustella. Tämä näyttävyyden tavoittelu kostautuu usein kannustimille.
Tällaisen suurieleisen esittelyn kohteeksi joutuneet tuntevat väistämättä olevansa kuin apinoita, joita esitetään muiden huviksi. Katsojista osa nauttii esityksestä, osa taas pitää sitä mauttomana. Osa motivoituu, osa taas menettää motivaationsa. Organisaation kannalta kokonaisuutena voitot ja tappiot ovat tasapainossa.
IV. Kannustimet eivät saa poiketa ryhmän tavoitteista
Tavoitteet toimivat kannustimien yhteisenä standardina ja varmistavat oikeudenmukaisuuden. Kaikkien kannustimien on oltava näiden tavoitteiden mukaisia. Tämä osoittaa, että johtajat toimivat puolueettomasti, eivät suosikaan yksilöitä henkilökohtaisten mieltymysten perusteella, vaan asettavat etusijalle organisaation tarpeet, jotta osaaminen voidaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti. Tavoitteista poikkeavaa käyttäytymistä ei pidä palkita, vaan se on korjattava, jotta ponnistelut voidaan suunnata kohti yhteisiä tavoitteita. Tämä edistää yhtenäisyyttä ja yhteistyötä.
Kollektiivisista tavoitteista poikkeavaa käyttäytymistä ei tule kannustaa, jotta tällaiset hajottavat voimat eivät vahvistu entisestään. Motivoidessaan alaisiaan johtajien tulee ohjata heitä itsesäätelyyn, ohjaamaan energiansa yhteisiin tavoitteisiin ja velvollisuuksiensa täyttämiseen.
Jos johtaja palkitsee tavoitteista poikkeavia toimia, alaiset voivat tulkita tämän hiljaiseksi hyväksynnäksi mielivaltaiselle käyttäytymiselle. Tämän seurauksena he voivat keskittyä johtajan mieltymysten selvittämiseen ja suosion tavoitteluun henkilökohtaisten etujen varmistamiseksi. Kun tällaiset käytännöt vakiintuvat, ne luovat ympäristön, jossa opportunistit menestyvät, mikä väistämättä heikentää yleisten tavoitteiden saavuttamista.
V. Tehokasta viestintää ei saa unohtaa motivaatiossa
Viestinnässä on viisasta ottaa huomioon kolmansien osapuolten tunteet, jotta vältytään tahattomalta loukkaamiselta. Esimerkiksi liiallinen huolenpito yhdestä henkilöstä voi herättää muiden kaunaa. Siksi sekä yksilöllisessä että kollektiivisessa viestinnässä on valittava lähestymistapa huolellisesti ja harkittava sopivia välittäjiä, jotta vältytään komplikaatioilta ja tarpeettomilta seurauksilta, jotka voivat heikentää motivaation tehokkuutta.
Motivaatio on välitettävä asianmukaisella viestinnällä, jotta voidaan edistää keskinäistä ymmärrystä ja positiivista vastakaikua. Esimerkiksi jos yritys aikoo palkita osapuolen A lahjoittamalla hänelle kannettavan television kuulematta häntä, ja käy ilmi, että osapuoli A on ostanut sellaisen vain viikkoa aiemmin, tämä aiheuttaa huomattavaa haittaa, vaikka tarjottaisiin mahdollisuus vaihtaa se toiseen tietyn valmistajan laitteeseen.