I. Избягвайте да използвате кампании като мотивация
Мнозина предпочитат кампаниите като мотиватори. Те често отминават като пориви на вятъра, оставяйки само мимолетно вълнение, преди да изчезнат в нищото. Независимо дали става дума за кампании за етикет, инициативи за чистота, писателски инициативи, схеми за предложения или движения за подобряване на качеството – всички те се превръщат в чисти формалности. За китайците такива формални подходи се оказват най-малко ефективни.
Китайците ценят същността. Мотивацията трябва да бъде вградена в ежедневните рутинни дейности, за да се култивират навици, които да се превърнат в трайни практики. Кампаниите неизменно разчитат на шампиони. Когато тези шампиони поддържат фокуса си, ентусиазмът следва; когато вниманието им отслабне, кампанията избледнява. Такива кампании никога не траят – това се потвърждава отново и отново.
II. Избягвайте произволно да създавате прецеденти в мотивацията
Макар мотивацията да не трябва да бъде строго конвенционална, тя трябва да се адаптира към обстоятелствата. Най-голямата опасност обаче е в произволно създаването на прецеденти. Както се казва, „добрите дела са трудни за започване“ – от страх, че другите могат да последват примера, което да доведе до неустойчиви резултати, човек може по-късно да съжалява за първоначалното си действие.
Мениджърите, които искат да покажат решителност, могат лесно да се съгласят, без да обмислят добре нещата. След като веднъж са дали обещание, те се чувстват длъжни да го спазят от учтивост, дори когато са наясно с недостатъците му, като по този начин утежняват грешката.
Решителността не означава да се правят прибързани обещания, а да се упорства, след като веднъж е взето решение. Ето защо внимателното обмисляне преди да се поеме ангажимент е от съществено значение, за да се избегне поставянето в неустойчива позиция. Когато мениджърите създават прецеденти по навик, подчинените могат да създадат ситуации, които неволно да ги поставят в капан. Ентусиазираното съгласяване в разгара на момента често води до горчиво съжаление след това.
Никой не трябва да създава произволни прецеденти. Това е първата стъпка в култивирането на институционално съзнание и установяването на дух на законосъобразно поведение. Търсенето на иновации и промени трябва да следва законните процедури.
III. Избягвайте да се изтъквате, когато давате стимули
Когато най-накрая се отпуснат средства за стимули, има тенденция да се прави голямо шоу, за да се гарантира, че всички знаят за това, за да се оправдаят разходите. Тази менталност на изтъкване често има обратен ефект върху стимула.
Тези, които са подложени на такава грандиозна демонстрация, неизбежно се чувстват като маймуни, излагани на показ за забавление на другите. Сред зрителите някои се наслаждават на спектакъла, а други го намират за неприятен. Докато едни са мотивирани, други са демотивирани. За организацията като цяло печалбите и загубите са равномерно разпределени.
IV. Стимулите не трябва да се отклоняват от целите на групата
Целите служат като общ стандарт за стимулите, гарантирайки справедливост. Всички стимули трябва да са в съответствие с тези цели. Това показва, че мениджърите действат безпристрастно, без да фаворизират отделни лица въз основа на лични предпочитания, а по-скоро дават приоритет на нуждите на организацията, за да се максимизира използването на таланта. Поведението, което се отклонява от целите, не трябва да се награждава, а трябва да се коригира, за да се пренасочат усилията към колективните цели, насърчавайки единството на целите и съвместните усилия.
Всяко отклонение от колективните цели не трябва да се насърчава, за да не се засилят центробежните сили. Когато мотивират подчинените си, мениджърите трябва да ги насочват към саморегулиране, като насочват енергията им към общи цели и изпълнение на задълженията им.
Ако мениджърът възнаграждава действия, които се отклоняват от целите, подчинените могат да възприемат това като мълчаливо одобрение на произволно поведение. В резултат на това те могат да се съсредоточат върху разкриването на предпочитанията на мениджъра и да се опитват да спечелят неговата благосклонност, за да си осигурят лични предимства. Когато такива практики се утвърдят, те създават среда, в която процъфтяват опортюнистите, което неизбежно подкопава постигането на общите цели.
V. Ефективната комуникация не трябва да се пренебрегва при мотивирането
При комуникацията е разумно да се вземат предвид чувствата на трети лица, за да се избегне неволно обиждане на другите. Например, проявяването на прекомерна загриженост към едно лице може да предизвика недоволство сред останалите. Ето защо, независимо дали комуникацията е индивидуална или колективна, подходът трябва да бъде внимателно избран и да се обмислят подходящи посредници, за да се предотвратят усложнения и ненужни последици, които биха могли да намалят ефективността на мотивирането.
Мотивацията трябва да се предава чрез подходяща комуникация, за да се насърчи взаимното разбиране и положителният отзвук. Например, ако дадена компания възнамерява да награди страна А, като й подари преносим телевизор, без да я консултира, и се окаже, че страна А е купила такъв само седмица по-рано – дори ако се предлага замяна с други уреди от определен производител – това причинява значителни неудобства.