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Reuniões regulares, briefings em pé, sessões de negociação, conferências de revisão... As reuniões são a ocorrência mais comum no local de trabalho. «Reuniões para assuntos importantes, reuniões para assuntos sem importância, reuniões sobre reuniões — como poderíamos passar sem elas?», brincam os trabalhadores de colarinho branco.Recentemente, um site de recursos humanos divulgou uma pesquisa sobre «Condições das reuniões no local de trabalho», revelando que quase 80% dos profissionais admitiram que dois terços das reuniões são uma perda de tempo.
Outra pesquisa indica que mais de 50% dos funcionários se distraem durante as reuniões, enquanto quase 60% não se preparam com antecedência. Especialistas em recursos humanos aconselham os participantes a se concentrarem em extrair informações benéficas para o crescimento profissional, alertando: «Não deixe que queixas pessoais o mantenham perpetuamente sentado no fundo da sala».
Reuniões no local de trabalho: numerosas, longas e tediosas
A pesquisa indica que quase metade dos profissionais sente que participa em reuniões excessivas. Esta perceção é particularmente pronunciada nos setores de atendimento ao cliente, finanças, auditoria, estatística, editorial, redação, mídia, cinema/televisão e jornalismo.
«Temos muitas reuniões formais, mas muitas delas carecem de valor prático — não gosto particularmente delas», comentou Xiao Ou, auditor de uma agência governamental de Guangzhou, expressando insatisfação com o fluxo constante de reuniões: sessões de análise trimestrais, reuniões de revisão semestral, retiros estratégicos de fim de ano... Embora as reuniões devam facilitar atualizações de progresso, motivação dos funcionários e criatividade, o seu objetivo tornou-se distorcido.«O meu local de trabalho anterior era simples — reuniões puramente internas... Agora, tanto a escala como o conteúdo mudaram. É como uma «tira de ligadura» num pé enfaixado — longa e malcheirosa», comentou Xiao Ou. Durante as entrevistas, a maioria dos profissionais partilhou esta perplexidade: com tantas reuniões, será que este tempo é bem gasto? «Acho que apenas 30% das reuniões a que assisto têm algum valor real.»» O Sr. Wang, que participou nesta pesquisa sobre «Condições das reuniões no local de trabalho», marcou sem hesitar a opção «30%». No entanto, as estatísticas gerais da pesquisa mostram que essa escolha foi relativamente conservadora. Quase 80% dos entrevistados consideraram que menos de um terço das suas reuniões continham conteúdo significativo. «Esclarecer o objetivo das reuniões evita o desperdício do tempo de todos.As reuniões variam em duração, mas alguns gestores dizem no final: «Deixem-me acrescentar algumas palavras», e normalmente a reunião prolonga-se por mais meia hora por causa dessas duas frases», comentou a Sra. Yuan, uma funcionária de escritório entrevistada.
Protestar contra as reuniões distraindo-se
«Reuniões inúteis apenas esgotam a sua energia. Sempre que participo numa, o meu único objetivo é «marcar presença» e dar o dia por terminado.Durante as entrevistas, muitos profissionais admitiram que reuniões "vazias" apenas incentivam uma participação mais superficial. "Em reuniões de intercâmbio comercial, posso tomar notas seletivas, mas geralmente não tenho interesse em outros conteúdos. Normalmente, sento-me no fundo da sala com colegas próximos a conversar ou navego na Internet no meu telemóvel. Em reuniões grandes, todos fazem o que querem", disse Xiao Huang, que se formou há um ano e trabalha num grupo de atendimento ao cliente de eletrônicos.
Pesquisas indicam que participantes como Xiao Huang, que «desligam» durante as reuniões, estão longe de ser incomuns: enquanto 60% dos profissionais afirmam tomar notas, 50,3% admitem se distrair durante as reuniões, 42,2% fazem rabiscos nos seus cadernos e 23,4% brincam nos seus telemóveis.