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Riunioni regolari, briefing in piedi, sessioni di negoziazione, conferenze di revisione... Le riunioni sono l'evento più comune sul posto di lavoro. "Riunioni per questioni importanti, riunioni per questioni irrilevanti, riunioni su riunioni... come potremmo fare a meno di esse?", scherzano gli impiegati.Recentemente, un sito web dedicato alle risorse umane ha pubblicato un sondaggio sulle "Condizioni delle riunioni sul posto di lavoro", rivelando che quasi l'80% dei professionisti ammette che due terzi delle riunioni sono una perdita di tempo.
Una ricerca separata indica che oltre il 50% dei dipendenti si distrae durante le riunioni, mentre quasi il 60% non si prepara in anticipo. Gli esperti di risorse umane consigliano ai partecipanti di concentrarsi sull'estrazione di informazioni utili per lo sviluppo personale, avvertendo: "Non lasciate che le lamentele personali vi tengano perennemente seduti in fondo alla sala".
Riunioni sul posto di lavoro: numerose, lunghe e noiose
Il sondaggio indica che quasi la metà dei professionisti ritiene di partecipare a troppe riunioni. Questa percezione è particolarmente pronunciata nei settori del servizio clienti, della finanza, della revisione contabile, della statistica, dell'editoria, del copywriting, dei media, del cinema/televisione e del giornalismo.
"Abbiamo molte riunioni formali, ma molte di esse mancano di valore pratico: non mi piacciono particolarmente", ha commentato Xiao Ou, revisore presso un'agenzia governativa di Guangzhou, esprimendo insoddisfazione per il flusso costante di riunioni: sessioni di analisi trimestrali, revisioni semestrali, ritiri strategici di fine anno... Sebbene le riunioni dovrebbero facilitare gli aggiornamenti sui progressi, la motivazione dei dipendenti e la scintilla creativa, il loro scopo è stato distorto."Il mio precedente posto di lavoro era semplice: riunioni puramente interne... Ora, la portata e il contenuto sono cambiati, come una fascia stretta su un piede fasciato: lunga e puzzolente", ha osservato Xiao Ou. Durante le interviste, la maggior parte dei professionisti ha condiviso questa perplessità: con così tante riunioni, questo tempo è ben speso? "Ritengo che solo il 30% delle riunioni a cui partecipo abbia un valore reale"." Il signor Wang, partecipando a questo sondaggio sulle "Condizioni delle riunioni sul posto di lavoro", ha prontamente selezionato l'opzione "30%".
Tuttavia, le statistiche complessive del sondaggio rivelano che questa scelta è relativamente conservativa. Quasi l'80% dei professionisti ritiene che i contenuti significativi costituiscano meno di un terzo delle loro riunioni. "Chiarire lo scopo delle riunioni evita di far perdere tempo a tutti.Le riunioni hanno durata variabile, ma alcuni manager verso la fine dicono: "Vorrei aggiungere due parole" e, in genere, la riunione si prolunga di un'altra mezz'ora a causa di quelle due frasi", ha osservato la signora Yuan, una impiegata intervistata.
Protestare contro le riunioni distogliendo l'attenzione
"Le riunioni inutili ti prosciugano le energie. Ogni volta che partecipo a una riunione, mi limito a 'fare la mia comparsa' e chiudo lì.Durante le interviste, molti professionisti hanno ammesso che le riunioni "vuote" incoraggiano solo una partecipazione più superficiale. "Per le riunioni di scambio commerciale, potrei prendere appunti selettivi, ma in genere non mi interessano gli altri contenuti. Di solito mi siedo in fondo con i colleghi più stretti a chiacchierare o navigo in Internet sul mio telefono. Nelle grandi riunioni, ognuno fa le proprie cose", ha detto Xiao Huang, che si è laureato un anno fa e lavora in un gruppo di assistenza clienti nel settore dell'elettronica.
I sondaggi indicano che i partecipanti come Xiao Huang che "si distraggono" durante le riunioni sono tutt'altro che rari: mentre il 60% dei professionisti dichiara di prendere appunti, il 50,3% ammette di distrarsi durante le riunioni, il 42,2% scarabocchia sui propri taccuini e il 23,4% gioca con il telefono.