Hoje estou a partilhar uma lista de verificação que guardo há muito tempo, descoberta recentemente depois de ficar esquecida no meu computador por anos. Ela serve como um lembrete pessoal dos meus primeiros dias em novas empresas, normalmente útil durante a primeira semana: a lista de verificação «Tarefas essenciais para a sua primeira semana em uma nova função».
1. Escolha um lugar perto do corredor
Se a empresa já atribuiu o seu lugar e não tem escolha, então, claro, deve aceitá-lo. Mas quando tenho a opção, escolho sempre um lugar na zona de passagem do escritório, onde as pessoas vão e vêm, e quanto mais perto do chefe, melhor. Sei que a maioria das pessoas faz exatamente o oposto. Os leitores que assistiram às minhas palestras sobre a vida devem ter-me ouvido explicar o raciocínio por trás disso.
Os psicólogos identificaram seis «bloqueios mentais» a serem desbloqueados quando se busca influenciar outras pessoas de forma eficaz. Um deles é o «princípio da simpatia»: as pessoas tendem a cooperar mais com você simplesmente porque gostam de você como pessoa. Um fator-chave nessa simpatia é a «familiaridade». Quando sou o novato em um escritório, procuro fazer com que o maior número possível de pessoas (especialmente o chefe) perceba a minha presença, ajudando-as a se acostumar a me ver por perto. Faço isso discretamente, sem buscar os holofotes.Quanto àqueles que se isolam em cantos recônditos ao entrar numa empresa, todos sabem exatamente o que você está a fazer: evitar o olhar do chefe ou dos colegas para fazer o que bem entender (mesmo que não seja o caso, os outros vão presumir que é). Francamente, eu ficaria bastante preocupado com as suas perspectivas futuras!
2.Armazenar doces e biscoitos
Esta é bastante óbvia. Manter lanches na sua secretária para partilhar promove uma atmosfera descontraída para conversar e cria associações positivas! O que isso significa? O açúcar melhora o humor e a satisfação e, como você está ali, esse sentimento naturalmente se reflete em você! É por isso que os casais sempre escolhem restaurantes para os encontros.
Mas lembre-se de não ser muito óbvio. Levar um balde gigante de lanches do Costco para a sua secretária? Isto é um escritório, não um mercado de Ano Novo! Armadilhas tão óbvias não vão capturar nenhuma presa. Mantenha a «naturalidade» – coloque lanches na sua secretária como se fossem para o seu próprio consumo, mas em quantidades claramente excessivas para uma pessoa.A minha desculpa é que tenho um estômago sensível desde a infância. Seguindo o conselho do meu médico, desenvolvi o hábito de fazer refeições pequenas e frequentes, por isso tenho fome com frequência. (Isto é verdade!)
3. Memorize os nomes e números de ramal dos colegas
O guru da comunicação Dale Carnegie disse uma vez: «O nome de uma pessoa é para ela o som mais doce e familiar».Quanto mais rápido você conseguir lembrar os nomes dos colegas e chamá-los corretamente, mais respeito você demonstrará durante a sua primeira semana. Memorize também os ramais, pois os novatos costumam ficar presos à mesa (enquanto os veteranos participam de reuniões ou fazem recados). Se você atender uma chamada (não a ignore!) e transferi-la suavemente para a pessoa certa, isso será uma grande vantagem!
4.Ensaie o seu roteiro telefónico
Com base no ponto anterior, os recém-chegados muitas vezes entram em pânico ao atender chamadas. Mas pense nisto: pode ser a sua primeira interação externa (com clientes, fornecedores, outros departamentos) desde que entrou na empresa. Se atender o telefone e responder com a postura de um profissional experiente — mesmo que seja apenas por alguns segundos para transferir uma chamada —, garanto que o seu chefe e colegas vão acenar com a cabeça em silêncio: Hmm,este rapaz/rapariga tem tudo para ser um líder!»
5. Reapresente-se após a apresentação do gerente
Os novos gerentes costumam exibir os seus recrutas pelo escritório. Não sei quanto a si, mas sempre achei essa rodada de apresentações bastante pressionante. Todos pareciam tensos, apenas querendo que o constrangimento acabasse. Por isso, eu geralmente escolhia um momento mais oportuno para me apresentar pessoalmente na mesa de um colega.Com apenas nós dois, o segundo encontro parece muito mais descontraído. Vocês podem conversar genuinamente e aprofundar as impressões um do outro. Quanto ao que conversar, veja o próximo ponto: prática de conversa de 60 segundos sobre pontos em comum.
6. Prática de conversa de 60 segundos sobre pontos em comum
Este exercício é crucial — é melhor praticá-lo regularmente!No escritório, não se pode ter conversas longas com os colegas, especialmente como recém-chegado. Portanto, deve identificar pontos em comum com a outra pessoa num curto espaço de tempo. Por exemplo, ter frequentado a mesma escola, ter dois filhos cada um, morar na mesma área, ter cães ou, por coincidência, ser capaz de tocar o nariz com a língua... Se isso é realmente uma «coincidência» não é importante. O que importa é encontrar pontos em comum durante a conversa.Benefício um: outra base do «princípio da simpatia» mencionado anteriormente é a «semelhança». As pessoas naturalmente sentem-se mais favoráveis em relação àqueles que se assemelham a elas, por isso precisamos de estabelecer conexões mútuas. Benefício dois: ajuda a sua própria memória. Com tantas pessoas para conhecer na primeira semana, é fácil ficar confuso. Pode usar esses pontos em comum para identificar corretamente os indivíduos. Ver alguém vai fazer com que pense: «Ah, esse é o diretor que também mora em Jingmei» ou «essa é a Jenny que tem um gato».
7. Reconhecimento da sala de chá e da área para fumadores
Os escritórios invariavelmente apresentam os chamados «subdomínios», onde muitas vezes ocorre uma troca informal de informações (os funcionários de escritório entenderão o que quero dizer). Esses espaços carregam uma certa sensibilidade e, geralmente, não é aconselhável que os recém-chegados se envolvam diretamente, a menos que possam navegar por eles com considerável tato.Quando entro num novo ambiente, observo casualmente esses locais (enquanto vou buscar água, passo pelas escadas ou uso a casa de banho), observando quem está presente sem iniciar uma conversa. Por que essa abordagem?Pela política do local de trabalho, é claro! Se, ao começar, você perceber que certos colegas são particularmente calorosos com você, mas essas pessoas são frequentemente vistas a cochichar nessas subáreas e ficam em silêncio no momento em que você se aproxima, esses colegas merecem cautela. Aliás, a minha posição sobre a política do local de trabalho é a seguinte: onde há pessoas, há política. O local de trabalho em si é uma arena política. Não é realista esperar navegar na esfera profissional evitando a sua política. Em vez disso, é mais sensato aprender a navegar no «jogo» com cuidado.Dito isso, como recém-chegado, você pode não ter tempo suficiente para reunir informações. Nesta fase, seja particularmente cauteloso para não se deixar envolver por grupos de amigos muito rapidamente. O acima exposto reflete a minha experiência pessoal. Com muitas pessoas a fazer a transição para novos ambientes e empresas durante a época de formaturas ou após o Ano Novo, ofereço esta lista de verificação pessoal para sua referência!