Oggi condivido una checklist a cui tengo da tempo, ritrovata di recente dopo essere rimasta a lungo nel mio computer. Mi serve come promemoria da quando sono entrato in una nuova azienda, utile soprattutto durante la prima settimana: la checklist "Compiti essenziali per la tua prima settimana in un nuovo ruolo".
1. Scegli un posto vicino al corridoio
Se l'azienda ti ha già assegnato un posto e non hai scelta, ovviamente devi accettarlo. Ma quando mi viene data la possibilità di scegliere, scelgo sempre un posto vicino al corridoio dell'ufficio, dove le persone vanno e vengono, e più è vicino al capo, meglio è. So che la maggior parte delle persone fa esattamente l'opposto. I lettori che hanno partecipato alle mie lezioni sulla vita dovrebbero avermi sentito spiegare il ragionamento alla base di questa scelta.
Gli psicologi hanno identificato sei "blocchi mentali" da sbloccare quando si cerca di influenzare efficacemente gli altri. Uno è il "principio della simpatia": le persone sono in definitiva più inclini a collaborare con te semplicemente perché ti apprezzano come persona. Un fattore chiave in questa simpatia è la "familiarità". Quando sono il nuovo arrivato in un ufficio, mi sforzo di far sentire la mia presenza al maggior numero possibile di persone (in particolare al capo), aiutandole ad abituarsi a vedermi in giro. Lo faccio con discrezione, senza cercare di mettermi in mostra.Per quanto riguarda coloro che si rifugiano in angoli appartati quando entrano in un'azienda, tutti sanno esattamente cosa stai facendo: evitare lo sguardo del capo o dei colleghi per fare le tue cose (anche se non è così, gli altri lo daranno per scontato). Francamente, sarei piuttosto preoccupato per le tue prospettive future!
2.Fare scorta di dolci e biscotti
Questo è abbastanza ovvio. Tenere degli snack sulla scrivania da condividere favorisce un'atmosfera rilassata per chiacchierare e crea associazioni positive! Cosa significa? Lo zucchero migliora l'umore e la soddisfazione, e con te lì, quella sensazione si trasmette naturalmente agli altri! È per questo che le coppie scelgono sempre i ristoranti per i loro appuntamenti.
Ma ricordate di non essere troppo evidenti. Trascinare un enorme contenitore di snack Costco sulla vostra scrivania? Questo è un ufficio, non un mercatino di Capodanno! Trappole così evidenti non cattureranno nessuna preda. Siate "disinvolti": mettete gli snack sulla vostra scrivania come se fossero per il vostro consumo personale, ma in quantità chiaramente eccessive per una sola persona.La mia scusa è che ho lo stomaco delicato fin da bambino. Seguendo il consiglio del mio medico, ho sviluppato l'abitudine di mangiare piccoli pasti frequenti, quindi mi viene spesso fame. (Questo è vero!)
3. Memorizza i nomi e i numeri di interno dei colleghi
Il guru della comunicazione Dale Carnegie una volta disse: "Il nome di una persona è per lei il suono più dolce e familiare".Più velocemente riesci a ricordare i nomi dei colleghi e a rivolgerti a loro correttamente, più rispetto dimostrerai durante la tua prima settimana. Memorizza anche i numeri di interno, poiché i nuovi assunti spesso rimangono alla scrivania (mentre i veterani partecipano alle riunioni o sbrigano commissioni). Se rispondi a una chiamata (non evitarla!) e la trasferisci senza intoppi alla persona giusta, sarà un enorme vantaggio!
4.Prova il tuo copione telefonico
Sulla base del punto precedente, i nuovi arrivati spesso vanno nel panico quando rispondono alle chiamate. Ma considera questo: potrebbe essere la tua prima interazione esterna (con clienti, fornitori, altri reparti) da quando sei entrato in azienda. Se rispondi al telefono con la disinvoltura di un professionista esperto, anche se sono solo pochi secondi per trasferire una chiamata, ti garantisco che il tuo capo e i tuoi colleghi annuiranno silenziosamente: "Hmm,questo ragazzo/questa ragazza ha davvero presenza!"
5. Ripresentatevi dopo la presentazione del manager
I nuovi manager spesso mettono in mostra i loro nuovi assunti in ufficio. Non so voi, ma io ho sempre trovato queste presentazioni di gruppo piuttosto stressanti: tutti sembravano rigidi e desiderosi che quell'imbarazzo finisse. Quindi di solito sceglievo un momento più naturale per presentarmi personalmente alla scrivania di un collega.Essendo solo noi due, il secondo incontro è molto più rilassato. Si può chiacchierare in modo genuino e approfondire le reciproche impressioni. Per quanto riguarda gli argomenti di conversazione, fate riferimento al punto successivo: Esercizio di conversazione di 60 secondi su argomenti comuni. 6. Esercizio di conversazione di 60 secondi su argomenti comuni Questo esercizio è fondamentale: è meglio praticarlo regolarmente!In ufficio non è possibile intrattenersi in lunghe chiacchierate con i colleghi, soprattutto se si è nuovi arrivati. Pertanto, è necessario identificare i punti in comune con l'altra persona in un lasso di tempo molto breve. Alcuni esempi potrebbero essere aver frequentato la stessa scuola, avere due figli, vivere nella stessa zona, possedere un cane o persino essere entrambi in grado di toccarsi il naso con la lingua... Che si tratti di una vera e propria "coincidenza" non è importante; ciò che conta è trovare punti in comune durante la conversazione.Vantaggio uno: un altro fondamento del "principio di simpatia" menzionato in precedenza è la "somiglianza". Le persone provano naturalmente più simpatia verso chi è simile a loro, quindi è necessario stabilire connessioni reciproche. Vantaggio due: aiuta la tua memoria. Con così tante persone da incontrare nella prima settimana, è facile confondersi. Puoi usare i punti in comune per identificare correttamente le persone. Vedere qualcuno ti farà pensare: Ah, quello è il direttore che vive anche lui a Jingmei, o quella è Jenny che ha un gatto.
7. Ricognizione della sala da tè e dell'area fumatori
Gli uffici presentano inevitabilmente dei cosiddetti "sottodomini" dove spesso avviene uno scambio informale di informazioni (chi lavora in ufficio capirà cosa intendo). Questi spazi hanno una certa sensibilità, e in genere è sconsigliabile che i nuovi arrivati si impegnino direttamente, a meno che non siano in grado di muoversi con notevole tatto.Quando entro in un nuovo ambiente, osservo discretamente queste aree (mentre prendo l'acqua, passo davanti alle scale o uso il bagno), notando chi le frequenta senza avviare conversazioni. Perché questo approccio?Per le dinamiche politiche sul posto di lavoro, ovviamente! Se all'inizio notate che alcuni colleghi sono particolarmente cordiali con voi, ma poi li vedete spesso bisbigliare in questi spazi secondari e tacere non appena vi avvicinate, è meglio stare alla larga da loro. Per inciso, la mia posizione sulle dinamiche politiche sul posto di lavoro è questa: dove ci sono persone, ci sono dinamiche politiche. Il posto di lavoro stesso è un'arena politica. Non è realistico aspettarsi di muoversi sul posto di lavoro evitando del tutto le dinamiche politiche. È invece più saggio imparare a muoversi con cautela in questo "gioco".Detto questo, come nuovo arrivato, potresti non avere tempo sufficiente per raccogliere informazioni. In questa fase, fai particolare attenzione a non farti coinvolgere in alcun gruppo. Quanto sopra riflette la mia esperienza personale. Con molti che passano a nuovi ambienti e aziende durante il periodo di laurea o dopo Capodanno, offro questa checklist personale come riferimento!