Zamiast mówić „ale”, powiedz „i”
Wyobraź sobie, że zdecydowanie zgadzasz się z pomysłem kolegi. Możesz powiedzieć: „To świetna sugestia, ale musisz...”. Nawet jeśli zazwyczaj jesteś elokwentny i przekonujący, takie sformułowanie znacznie osłabia Twoje poparcie.Zamiast tego wyraź swoje uznanie i sugestie, dodając konkretną nadzieję, na przykład: „Uważam, że ta propozycja jest doskonała, a ponadto, gdybyśmy nieco ją zmodyfikowali, mogłaby być jeszcze lepsza...”.
Unikaj wyrażenia „szczerze mówiąc”
Podczas spotkań firmowych, na których omawiane są sugestie, możesz powiedzieć do kolegi: „Szczerze mówiąc, uważam, że...”. Sprawia to wrażenie, jakbyś szczególnie podkreślał swoją szczerość.Twoja szczerość jest oczywista, więc po co ją podkreślać? Zamiast tego powiedz: „Uważam, że powinniśmy...”.
Unikaj słowa „po pierwsze”; używaj słowa „już”.
Podczas składania raportu z postępów projektu przełożonemuMówisz szefowi: „Najpierw muszę zapoznać się z tym zadaniem”. Zastanów się: takie sformułowanie może sprawić, że szef (i ty sam) pomyślicie, że masz jeszcze wiele do zrobienia, zamiast uznać, że już coś osiągnąłeś. Takie podejście przekazuje pesymizm, a nie optymizm. Znacznie lepiej powiedzieć: „Tak, jestem już dość dobrze zaznajomiony z tym zadaniem”.
Unikaj słowa „tylko”
Podczas burzy mózgów proponujesz pomysł i mówisz: „To tylko sugestia”. Uwaga: takie sformułowanie jest absolutnie niewskazane! Znacznie deprecjonuje ono Twój pomysł, Twój wkład i Twoją wartość. To, co powinno być wspólną propozycją opartą na duchu zespołowym, sprawia, że współpracownicy postrzegają Cię jako osobę pozbawioną pewności siebie.Lepiej powiedzieć: „To jest moja propozycja”.
Unikaj słowa „błędny”, zamiast tego powiedz „nieprawidłowy”
Kolega przypadkowo zamoczył plan pracy i przepraszał klienta. Wiedziałeś, że popełnił błąd, który zdenerwował klienta, więc powiedziałeś mu: „To twoja wina i musisz wziąć za to odpowiedzialność”. Takie podejście wywoła tylko irytację.Twoim celem jest pogodzenie konfliktu i zapobieżenie jego eskalacji. Dlatego wyraź swoją niezgodę taktownie i przedstaw swoje rozumowanie w sposób obiektywny. Na przykład: „Rzeczywiście istnieje problem z twoim podejściem i najlepiej byłoby, gdybyś wziął za to odpowiedzialność”.
Unikaj mówienia „Pierwotnie...”
Ty i twój rozmówca macie różne poglądy na daną sprawę. Niechcący zauważasz: „Pierwotnie miałem inne zdanie”.To pozornie nieszkodliwe zdanie nie tylko nie pozwala Ci wyrazić swojego stanowiska, ale w efekcie sprawia, że nie masz żadnego. Podobnie wyrażenia takie jak „rzeczywiście” lub „ściśle mówiąc” należy zastąpić prostym stwierdzeniem: „Mam inne zdanie w tej sprawie”.
Unikaj wyrażenia „około takiej a takiej godziny”; zamiast tego powiedz „dokładnie o takiej a takiej godzinie”.
Rozmawiając przez telefon z kluczowym partnerem biznesowym, nie mów:„Zadzwonię do ciebie ponownie w weekend”. Sprawia to wrażenie, że nie jesteś zainteresowany sfinalizowaniem sprawy, a co gorsza, że nie można na tobie polegać. Lepiej powiedzieć: „Oddzwonię jutro punktualnie o 11”.
Unikaj słowa „musisz” – zamiast tego używaj „proszę”.
Wkrótce musisz złożyć projekt, za który jesteś odpowiedzialny. Ponieważ wszyscy są już pod znaczną presją, powiedzenie im „Musisz koniecznie ponownie rozważyć...” raczej nie zwiększy wydajności. Zamiast tego może to spowodować dodatkowy stres i wywołać opór. Ale rozważ alternatywę: kto odmówiłby przyjaznej, uprzejmej prośbie? Lepiej więc powiedzieć: „Czy mógłbyś rozważyć...”.