「しかし」ではなく「そして」を
同僚の提案に賛同する場合、「良いアイデアですが、ただし…」と言うのは避けるべきだ。本来なら説得力のある言葉も、こうなると評価が半減してしまう。具体的な希望を添えて賛辞と提案を伝えればよい。「この提案は素晴らしいと思います。しかも、ここを少し調整すればさらに良くなるかもしれません…」と。
「正直言って」は使わない
会議で様々な提案が議論される中、「正直言って、私は…」と前置きすると、誠意を強調しているように映る。確かに誠意はあるが、わざわざ強調する必要があるだろうか？ だからこう言うのが良い：「私は、こうすべきだと思います…」
「まず」ではなく「すでに」と言う
上司にプロジェクトの進捗を報告する時。上司にこう伝える：「まずこの業務に慣れる必要があります」。考えてみてください。この言い方は上司（そしてあなた自身も）に「まだやるべきことが山積みだ」という印象を与え、決して「すでに進捗がある」とは感じさせません。このような話し方は悲観的な印象を与え、決して楽観的とは言えません。ですからこう言うのが良いでしょう：「はい、すでにこの業務にはかなり慣れています」。
「単なる」と言わない
チーム会議で提案をした際、「これは単なる私の提案です」と言った場合、これは絶対に避けるべきです！この言い方では、あなたのアイデアや貢献度、さらには自身の価値までも大きく貶めてしまいます。本来なら協力やチーム意識を高めるはずの提案が、逆に同僚にあなたの自信のなさを印象づけてしまうのです。こう言うのがベスト：「これが私の提案です」
「間違い」ではなく「不適切」と言う
同僚がうっかり業務計画書を水浸しにし、顧客に謝罪している場面を想像してください。あなたが「これは君のミスだ、責任を取れ」と指摘すれば、相手は不快感を抱くだけです。あなたの目的は双方の対立を和らげ、争いを避けることです。ですから、否定的な態度を婉曲に表現し、事実に基づいて理由を説明しましょう。例えば：「あなたのやり方には確かに問題があります。責任を取るべきでしょう」
「本来なら…」と言わない
あなたと話し相手が何かについて異なる見解を持っている場合。軽く「本来なら私も違う意見だったんだけど」と言うのは避けましょう。」という一見些細な表現は、あなたの立場を強調するどころか、かえって立場を曖昧にしてしまいます。「確かに」「厳密に言えば」といった類似表現も同様です。率直に「この件については異なる見解を持っています」と述べましょう。
「何時ごろ」ではなく「何時ちょうど」と言うこと
重要なビジネスパートナーとの電話で「今週末あたりに再度お電話いたします」と言うのは、即決を望んでいない印象を与え、さらに悪い場合には仕事への姿勢が信頼できないと思われてしまう。むしろ「明日の11時ちょうどにお電話いたします」と言うのが望ましい。
「必ず…」ではなく「お願いいたします…」と言う
間もなく担当企画を提出する予定だ。皆が既にプレッシャーを感じている中、「必ず再検討してください…」という口調では効率は上がらず、逆に反発を招く恐れがある。しかし、丁寧な依頼なら誰が断れるだろうか？「ご検討いただけますと幸いです…」と伝えるのが最善だ。