Pewnego ranka Xiao Lin, kierownik działu projektowego, otrzymał wiadomość od dyrektora generalnego: o godz. 10:00 miał wziąć udział w spotkaniu biznesowym z klientem, dotyczącym głównie projektu produktu. Spotkanie odbyło się w swobodnej atmosferze, podczas której obie strony omówiły szczegóły techniczne, finansowanie i harmonogram, a jego zwieńczeniem było podpisanie umowy na miejscu.Zadowolony dyrektor generalny zaprosił klienta na lunch. Polecił Xiao Linowi: „Zorganizuj lunch na południe. Niech będzie to coś bardziej ekskluzywnego”. Xiao Lin zawahał się przez chwilę. Zgodnie z podziałem obowiązków organizacja konferencji i sprawy związane z gościnnością powinny należeć do kompetencji działu spraw ogólnych. Jednak po namyśle uznał, że skoro dyrektor generalny wyraźnie poprosił go o zajęcie się tą sprawą, powinien to zrobić.
Zadzwonił do pobliskiego hotelu z gwiazdką, aby dokonać rezerwacji. Po przybyciu do prywatnej sali restauracyjnej wszyscy goście zajęli miejsca. Kelnerzy zaczęli otwierać butelki wina i podawać kolejne dania na ciepło. Zgodnie z wytycznymi kierownictwa dotyczącymi „wyższego standardu” Xiao Lin zamówił specjalnie wysokiej jakości owoce morza. Grzecznie zaproponował gościom podanie posiłku, ale dyrektor generalny odwiedzającej firmy grzecznie odmówił, co zaintrygowało Xiao Lin.Kiedy Xiao Lin spojrzał na dyrektora generalnego, zauważył, że ten marszczy brwi. Xiao Lin zastanawiał się, czy nie przeoczył jakiegoś szczegółu w przygotowaniach. Później dowiedział się, że odwiedzający dyrektor generalny nie jadł owoców morza. Podczas dwóch poprzednich wizyt biznesowych w firmie przygotowaniami zajmował się dział spraw ogólnych. Dyrektor generalny i pracownicy działu spraw ogólnych wiedzieli o tej preferencji, ale Xiao Lin, który nie miał o tym pojęcia, sprawił, że cały lunch przebiegał w niezręcznej atmosferze.
Chociaż ta organizacja lunchu nie miała wpływu na działalność firmy, wywarła złe wrażenie na dyrektorze generalnym. Pracownicy działu spraw ogólnych również mieli pretensje do Xiaolina, uważając, że przekroczył swoje kompetencje. Xiaolin czuł się pokrzywdzony, uważając, że podjął się obowiązków, które nie należały do niego, a potem spartaczył sprawę.
Prawdę mówiąc, doświadczenia podobne do tych, które spotkały Xiao Lin, są powszechne w miejscu pracy. Kiedy szef przydziela Ci zadanie, powinieneś najpierw zastanowić się, czy leży ono w zakresie Twoich obowiązków. Niektórzy uważają, że „wszystko, co przydziela szef, jest moim zadaniem” – choć może się to wydawać lojalne, w rzeczywistości jest to wysoce nieprofesjonalne i nieodpowiedzialne. W takich sytuacjach powinniśmy śmiało stwierdzić: „„To wykracza poza zakres moich obowiązków”. Oczywiście samo odrzucenie zadania za pomocą tego stwierdzenia nie jest właściwe. Zamiast tego należy zasugerować przełożonemu, który dział, w oparciu o uprawnienia, powinien zająć się tym zadaniem. Takie podejście świadczy zarówno o dogłębnym zrozumieniu działalności firmy, jak i pomaga zminimalizować nieporozumienia między działami. Dlatego w odpowiednim momencie musimy odważnie oświadczyć: „To wykracza poza zakres moich obowiązków”.