小林は設計部主管である。ある日出勤すると、社長から午前10時に顧客との商談があるとの連絡を受けた。主な業務内容は製品設計に関わり、彼も同席するよう指示された。
会議室では和やかな雰囲気の中、協力双方が技術・経費・納期などについて協議し、その場で契約書に署名した。社長は大変喜び、相手を昼食に招待した。そこで社長は小林に「昼食の手配を頼む。ランクは高めに」と指示した。小林は一瞬躊躇した。職務分掌上、会議運営や接待業務は総務部の担当である。しかし、社長が自分に任せたのだから、指示に従おうと考えた。
彼は電話で近隣の星付きホテルを予約し、個室に着くと客全員が着席した。給仕が酒を開け、次々と温かい料理が運ばれてきた。小林は上司の「レベルを高く」という指示に従い、特に高級な海鮮料理を手配していた。小林は丁重に客に料理を勧めたが、相手側の社長は丁重に断った。これに小林は驚いた。小林が総経理の方を見ると、彼は眉をひそめていた。小林は「自分の手配に何か不備があったのか？」と考えた。後で知ったのだが、相手先の社長は魚介類を食べられず、過去に2度会社を訪れて業務交渉した際も、総合部が接待を担当していた。総経理と総合部のスタッフはこの事情を把握していたが、小林は全く知らなかったため、昼食会全体が気まずい空気に包まれてしまったのだ。
今回の昼食の手配が会社の取引に影響を与えることはなかったものの、小林は社長に悪い印象を与えてしまい、総務部の人間も小林に対して「自分の管轄外の仕事に首を突っ込んだ」と不満を抱くようになった。小林は自分が不当に扱われたと感じていた。本来なら関わるべきでない仕事を引き受けてしまい、結果的に失敗してしまったのだ。
実は、小林のような経験は職場で頻繁に起こります。上司から仕事を指示された時、まずその業務が自分の権限範囲内かどうかを考えるべきです。「上司から任されたことは全て自分の仕事だ」と考える人もいますが、これは一見忠実に見えても、実は非常に非専門的で無責任な態度です。このような状況では、はっきりと「これは私の管轄外です」と声を大にして言うべきだ。もちろん、単純に上司にそう言い放つのは明らかに適切ではない。代わりに、この業務が権限上どの部署に属すべきかを上司に提案すべきである。そうすることで、一方で自社が業務に精通していることを示し、他方で部署間の誤解を減らすことができる。
したがって、適切なタイミングで「これは私の管轄外です」と声を大にして言う必要がある。