Xiao Lin, capo del reparto progettazione, una mattina ricevette una comunicazione dal direttore generale: alle 10 avrebbe dovuto partecipare a una riunione di lavoro con un cliente, riguardante principalmente la progettazione di un prodotto. La riunione si svolse in un'atmosfera rilassata, durante la quale entrambe le parti discussero dettagli tecnici, finanziamenti e tempistiche, culminando nella firma di un contratto sul posto.Il direttore generale, soddisfatto, ha invitato il cliente a rimanere per il pranzo. Ha dato istruzioni a Xiao Lin: "Organizza il pranzo per mezzogiorno. Scegli un posto un po' più elegante". Xiao Lin ha esitato un attimo. Secondo la divisione delle responsabilità, l'organizzazione delle conferenze e le questioni relative all'ospitalità dovrebbero essere di competenza del reparto Affari generali. Tuttavia, ha riconsiderato la questione: poiché il direttore generale gli aveva chiesto espressamente di occuparsene, avrebbe obbedito.
Telefonò a un hotel a stelle nelle vicinanze per prenotare. All'arrivo nella sala da pranzo privata, tutti gli ospiti erano già seduti. I camerieri cominciarono ad aprire le bottiglie di vino e a servire i piatti caldi uno dopo l'altro. Attenendosi alla direttiva della dirigenza di "uno standard più elevato", Xiao Lin aveva specificatamente ordinato frutti di mare di prima qualità. Si offrì cortesemente di servire gli ospiti, ma l'amministratore delegato dell'azienda in visita rifiutò gentilmente, lasciando Xiao Lin perplesso.Quando Xiao Lin lanciò uno sguardo al direttore generale, notò che l'uomo era accigliato. Xiao Lin si chiese se avesse trascurato qualcosa nell'organizzazione. In seguito, venne a sapere che l'amministratore delegato in visita non mangiava frutti di mare. Nelle due precedenti visite per discutere di affari, l'organizzazione era stata curata dal reparto Affari generali. Il direttore generale e il personale dell'Affari generali erano a conoscenza di questa preferenza, ma Xiao Lin, che ne era completamente all'oscuro, aveva fatto sì che l'intero pranzo si svolgesse in un'atmosfera imbarazzante.
Sebbene questa organizzazione del pranzo non abbia influito sugli affari dell'azienda, ha lasciato una cattiva impressione sul direttore generale. Anche il personale del dipartimento affari generali ha contestato Xiaolin, ritenendo che avesse oltrepassato i limiti delle sue competenze. Xiaolin si è sentito offeso: aveva assunto un compito che non era di sua responsabilità e aveva finito per rovinare tutto.
A dire il vero, esperienze simili a quella di Xiao Lin si verificano spesso sul posto di lavoro. Quando il tuo capo ti assegna un compito, dovresti prima considerare se rientra nelle tue competenze. Alcuni sostengono che "tutto ciò che il capo assegna è compito mio": anche se questo può sembrare leale, in realtà è altamente poco professionale e irresponsabile. Di fronte a situazioni del genere, dovremmo affermare con sicurezza: "Questo non rientra nelle mie competenze". Naturalmente, limitarsi a respingere il compito con questa affermazione non è affatto appropriato. Si dovrebbe invece suggerire al superiore quale reparto, in base alle competenze, dovrebbe occuparsi del compito. Questo approccio dimostra familiarità con le operazioni aziendali e riduce i malintesi tra i reparti. Pertanto, al momento giusto, dobbiamo dichiarare con coraggio: "Questo non rientra nelle mie competenze".