Chociaż każdy może aspirować do korzystnych relacji międzyludzkich, budowanie sieci wsparcia wymaga opanowania podstawowych zasad zarządzania relacjami. I. Dynamika interpersonalna a praca Codzienne funkcjonowanie firmy opiera się na płynnej współpracy wszystkich pracowników na wszystkich szczeblach. Aby efektywnie realizować zadania, menedżerowie muszą budować pozytywne relacje z przełożonymi, podwładnymi i współpracownikami.Kiedy wszyscy żyją w harmonii, bez tarć, zadania służbowe stają się znacznie łatwiejsze do wykonania. Dlatego jako menedżer należy zrozumieć i opanować umiejętności interpersonalne, stosując je odpowiednio w kontaktach z podwładnymi lub współpracownikami, aby osiągnąć podwójny efekt przy połowie wysiłku.
II. Sposób myślenia stojący za działaniami
Na zachowanie każdej osoby wpływają ukryte myśli, obejmujące osobiste perspektywy, przekonania, uczucia i motywacje. Dlatego działania są jedynie przejawem sposobu myślenia danej osoby, ujawniając tylko niewielką jego część – podobną do wierzchołka góry lodowej.Jednak interakcje z innymi często opierają się wyłącznie na tej widocznej powierzchni. W związku z tym musimy zwracać baczną uwagę na nasze słowa i działania podczas kontaktów z innymi, dbając o przekazywanie dokładnych informacji.
Dla menedżera, poza kontrolowaniem własnych słów i czynów w celu zdobycia zaufania podwładnych i ich gotowości do pełnego wykonywania poleceń, ważne jest również uważne obserwowanie i analizowanie zachowań podwładnych i współpracowników. Staraj się odkryć motywy, postawy, przekonania i uczucia leżące u podstaw ich działań. Pozwoli to zrozumieć przyczyny ich różnych zachowań, a tym samym poprawić relacje z nimi.
III. Podstawy budowania relacji międzyludzkich
Aby nawiązać dobre relacje międzyludzkie, można zastosować zasadę [trzech serc i dwóch intencji]. Trzy serca odnoszą się do „serca zrozumienia innych”, „serca proaktywności” i „serca pewności siebie”. Dwie intencje oznaczają „szczere intencje” i „proaktywne intencje”.
1. Serce zrozumienia innych
W kontaktach z podwładnymi lub współpracownikami staraj się zrozumieć ich punkt widzenia i uczucia, biorąc pod uwagę ich sytuację. Można to osiągnąć na trzy sposoby:
Zrozumienie kontekstu
Menedżerowie powinni zapoznać się z profilami podwładnych lub współpracowników. Przeglądając protokoły spotkań, dokumenty służbowe i obserwując ich na co dzień, menedżerowie mogą rozpoznać indywidualne cechy osobowości i umiejętności zawodowe.
Ocena postrzegania Ciebie przez innych
To, jak postrzegają Cię pracownicy lub współpracownicy, ma bezpośredni wpływ na ich otwartość na Twoje opinie i zadania służbowe. Można to rozpoznać nie tylko na podstawie ich postawy w codziennych rozmowach, ale także poprzez uzyskanie opinii od osób trzecich.
Obserwowanie czynników wywołujących określone wzorce zachowań
Jeśli podwładni lub współpracownicy wykazują wrogie nastawienie, należy zastanowić się, czy własne zachowanie jest problematyczne lub czy pewne działania spowodowały nieporozumienia. Jeśli menedżer zidentyfikuje podstawową przyczynę konfrontacyjnego zachowania, powinien spokojnie zająć się źródłem problemu, wdrożyć środki naprawcze, dostosować swoje podejście, nawiązać dialog, wyjaśnić nieporozumienia i rozwiązać dawne spory.
2. Pozytywne nastawienie
Każdy ceni swoje opinie i pragnie uznania ze strony innych. Dlatego pozytywne nastawienie zachęca menedżerów do konstruktywnego podejścia do sugestii innych i wyrażania swoich poglądów w odpowiednich momentach. Możemy to osiągnąć poprzez następujące działania:
Wykorzystywanie sugestii innych
Kiedy ktoś przedstawia sugestię, jego punkt widzenia zasługuje na szacunek.Jednocześnie inni powinni przeanalizować zalety i wady propozycji z różnych perspektyw, zanim na nią odpowiedzą lub ją wykorzystają. Wyrażanie poparcia dla rozsądnych propozycji Jeśli sugestia zostanie uznana za wykonalną, należy ją odpowiednio poprzeć lub zaproponować dalsze udoskonalenia w oparciu o tę podstawę.
Najpierw podaj powody sprzeciwu
Jeśli propozycja zostanie uznana za niewykonalną, zacznij od przedstawienia powodów sprzeciwu. Następnie podaj przykłady lub dane potwierdzające Twoje stanowisko, umiejętnie podkreślając pominięte aspekty, aby osiągnąć prawdziwą akceptację. Unikaj bezpośredniej krytyki, ponieważ wywoła to tylko niechęć.
Przedstaw działania wspierające
Po przyjęciu propozycji wszystkie strony powinny zaproponować odpowiednie działania, które mogą podjąć. Pomaga to nie tylko osobie zgłaszającej propozycję poczuć wsparcie, ale także ułatwia nawiązanie pozytywnych relacji.
3. Pewność siebie
Niektórzy menedżerowie działają jednostronnie i dogmatycznie, nie uwzględniając opinii podwładnych; inni, nie znając dynamiki miejsca pracy, wahają się przy podejmowaniu decyzji, pozostawiając pracowników w niepewności co do dalszego postępowania. Oba przypadki wynikają z braku pewności siebie, który psuje relacje z podwładnymi.Aby poprawić tę sytuację, należy wziąć pod uwagę trzy następujące kwestie:
Rozróżnienie między faktami a opiniami
W przypadku pojawienia się problemów menedżerowie powinni najpierw przeanalizować fakty wraz z członkami zespołu. Należy unikać wyciągania pochopnych wniosków na podstawie osobistych doświadczeń przed ustaleniem faktów, upartego trzymania się własnych poglądów i zmuszania podwładnych do wykonywania poleceń.
Wyrażanie i potwierdzanie wzajemnych punktów widzenia
Po ustaleniu faktów menedżerowie powinni pozwolić podwładnym wyrazić swoje opinie, jednocześnie przedstawiając swoje stanowisko. Należy wykorzystać dowody, aby wykazać słuszność swojego stanowiska, uzyskując w ten sposób prawdziwą akceptację podwładnych.
Pragmatyczne rozwiązywanie problemów
Menedżerowie muszą zapewnić szczegółowe wytyczne dotyczące kroków prowadzących do rozwiązania problemu, umożliwiając podwładnym naukę i zdobycie doświadczenia w trakcie tego procesu.
4. Okazywanie szczerości
Szczerość menedżera jest niezbędna do zdobycia zaufania podwładnych. Aby przekazać prawdziwe intencje, należy przestrzegać następujących czterech zasad:
Spójność między słowami a czynami
Menedżerowie nie mogą nigdy [mówić jednego, a robić coś innego]. Powinni zawsze dotrzymywać swoich zobowiązań. W przeciwnym razie współpracownicy i podwładni będą czuli się niepewnie i będą mieli trudności z zaufaniem menedżerowi.
Komunikuj cele
Podziel się swoimi celami z podwładnymi, wymień poglądy i postaraj się uzyskać ich poparcie, aby wspólnie pracować nad ich osiągnięciem.
Przyznaj się do błędów
Jeśli menedżer popełni błąd, powinien publicznie przeprosić i przyjąć odpowiedzialność, a następnie poprowadzić zespół do znalezienia rozwiązania.
Dziel się uczuciami
Jako istoty emocjonalne, menedżerowie powinni dzielić się osobistymi radościami i obawami z podwładnymi. Pozwala to pracownikom zrozumieć ich uczucia, a menedżerom pomaga zrozumieć ich potrzeby, sprzyjając harmonijnym relacjom i poprawiając przyszłą współpracę.