誰もが良好な人間関係を望んでいるが、友好的な人間関係構築には、基本的な対人関係の処理方法を学ぶ必要がある。
一、人間関係と仕事
会社の日常業務は、全従業員の協力があって初めて円滑に進む。したがって、任務を遂行するためには、管理職は上司、部下、同僚と良好な人間関係を築く必要がある。皆が円滑に協力し合い、摩擦がなければ、仕事の割り振りもずっと容易になります。
したがって、管理者として人間関係のスキルを理解し、部下や同僚との関わりの中で適切に活用することで、仕事の効率を倍増させることができるのです。
二、行動の背景にある意識
人の行動は、心の奥底に潜む思想に影響される。これには個人の立場、信念、感情、行動の動機などが関わる。つまり行動は個人の思想の表れに過ぎず、氷山の一角のように、思想のごく一部しか表れていない。しかし、人と関わる際には、この一部からしか相手を評価できないことが多い。だからこそ、人と接する時は自らの言動に細心の注意を払い、正確な情報を相手に伝える必要がある。
管理職にとって、自らの言動を制御し、部下に信頼され、指示を全力で実行してもらう必要があるだけでなく、部下や同僚の行動を注意深く観察・分析し、彼らの行動の背景にある動機、立場、信念、感情を可能な限り探求し、様々な行動の原因を理解し、彼らとの関係を改善することが求められる。
三、人間関係を築く秘訣
良好な人間関係を築くには、「三心二意」という秘訣を用いることができる。三心とは「知人の心」「積極の心」「自信の心」、二意とは「誠実の意」と「自発の意」である。
1、知人の心
部下や同僚と接する際は、相手の立場からその感情や見解を理解するよう心がけましょう。以下の三つの側面からアプローチできます：
背景の把握
管理職は部下や同僚の情報を把握しておく必要があります。会議録や業務ファイルの確認、日常的な観察を通じて、各人の個性や業務能力を理解できます。
他者からの印象把握
部下や同僚が抱く自身の印象は、意見や業務指示の受け入れ度に直接影響する。日常会話での相手の態度から察知するほか、第三者の意見を聞くことで把握できる。
他者の行動の誘因を観察する
部下や同僚の態度が悪化した場合、自身の行動に問題がないか、誤解を招く言動がないかを反省すべきである。対立行動の誘因を特定できたなら、冷静に対処し、根本的な解決策を講じる必要がある。自身の行動を修正し、相手と話し合い、誤解を解いて関係を修復すべきである。
2、積極的な姿勢
誰もが自身の意見を重視し、他者からの承認を望んでいる。したがって、[積極的な姿勢]とは、上司が他者の提案を前向きに理解し、適切なタイミングで意見を表明するよう促すことである。以下の点から着手できる：
相手の提案を発展させる
誰かが提案した際、その意見は尊重されるべきである。同時に、他のメンバーは異なる角度からその提案の利点と欠点を分析・検討し、必要に応じて応答や発展的な提案を行うべきです。
良い提案には支持を示す
ある提案が実行可能と判断した場合、適切に支持を示すか、その提案を基にさらなる改善策を提案します。
異論がある場合は、まず理由を説明する
ある提案が実現不可能と判断した場合、まず反対理由を提示し、その後具体例やデータで裏付け、巧みに相手が気づいていない点を指摘し、納得させるべきである。いきなり批判することは避け、反感を買うだけである。
協力行動の表明
ある提案が受け入れられた場合、他の全員が対応可能な協力行動を提示すべきである。これは当事者に支持を感じさせるだけでなく、相互の良好な関係構築をより容易にする。
3、自信の欠如
独断専行で部下の感情を顧みない上司もいれば、仕事のコツを掴めず対応に迷い部下を困惑させる上司もいる。いずれも自信不足が原因で、部下との関係悪化を招いている。改善策として、以下の三点を参考にできる：
事実と意見を明確に区別する
問題が発生した際、上司はまず部下と共に事実を分析すべきである。事実を確認する前に、個人の経験から先入観を持ち、頑なに自分の意見に固執し、部下に命令を無理に実行させることを避ける。
双方の見解を表明・確認する
事実関係を確認した後、部下に意見を述べさせるとともに、自身の見解を説明し、事実をもってその正当性を証明し、部下の納得を得る。
実践的な方法で問題を解決する
解決手順を詳細に指導し、部下が経験から学べるようにする。
4、誠実な姿勢
上司が誠実であることで初めて部下の信頼を得られる。誠意を示すには、まず以下の四点に留意すること：
言行一致
上司は決して「言うこととやることが違う」状態になってはならず、約束は必ず実行しなければならない。さもなければ、同僚や部下は困惑し、信頼を得ることが困難になる。
目標の共有
部下に自身の目標を明示し、意見を交換して合意を得て、共に目標達成に向けて努力する。
立場の明確化
管理職が過ちを犯した場合は、進んで公の場で謝罪し結果を受け入れた上で、部下を率いて解決策を模索する。
感情を共有する
人間は感情の生き物です。上司は部下と個人的な喜びや不安を共有し、部下に自分の気持ちを理解させると同時に、部下のニーズを把握しましょう。これにより相互理解が深まり、今後の協力関係強化につながります。